Przygotowanie firmy do pracy z KSeF na 2027 rok

1. Jak działa Krajowy System e-Faktur w 2026 roku?
2. Ostatnie miesiące wystawiania faktur poza KSeF
3. Jak uwierzytelnić logowanie do KSeF?
4. Jak wyrobić certyfikat KSeF przed końcem roku?
5. Uprawnienia dla pracowników i biur rachunkowych
6. Korzystanie z KSeF a Jednolity Plik Kontrolny
7. Kluczowe zmiany od 1 stycznia 2027 roku

Oprócz objęcia systemem najmniejszych podatników przestaną również działać tokeny, na których początkowo oparto autoryzację. Urzędy skarbowe będą mogły zacząć nakładać sankcje na niedostosowanych do zmian podatników. Sprawdź, jak w związku z tym zacząć korzystać z KSeF, poznaj skuteczne metody uwierzytelniania oraz dowiedz się, jak nowy system wpływa na raportowanie JPK. Warto zdobyć niezbędną wiedzę i poznać narzędzia już teraz, aby później nie robić tego na ostatnią chwilę, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu. Proponowane w dalszej części rozwiązania przydadzą się zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym.

Mimo obaw związanych z tym, czy serwery wytrzymają realne obciążenie, platforma administrowana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej jest od dłuższego czasu wdrażana etapami. Od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać e-faktury, ale nie każda firma musi je wystawiać w ten sposób. Obowiązek dotyczy tych firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Od kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania objął pozostałych czynnych i zwolnionych podatników VAT dysponujących polskim numerem identyfikacji podatkowej. Dokumenty obsługiwane przez Krajowy System e-Faktur muszą być zgodne ze schematem FA(3), a wszystkie faktury przesłane do systemu są przechowywane aż przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. Tym samym przedsiębiorcy nie muszą skupiać się na samodzielnym archiwizowaniu i konfigurowaniu backupu.

Przedsiębiorcy, którzy wystawiają dokumenty poza systemem, mają ostatnie tygodnie, aby przystosować się do korzystania z KSeF. Odroczenie dla najmniejszych podatników obowiązuje do końca 2026 roku w przypadku faktur, których łączna wartość brutto nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Przekroczenie limitu to moment, w którym należy niezwłocznie zacząć korzystać z systemu. Z dniem 1 stycznia 2027 roku odroczenie wygasa dla wszystkich. Okres przejściowy to dobry moment na wybór optymalnego narzędzia, ponieważ od tego zależy komfort pracy, bezpieczeństwo i sprawna obsługa dokumentacji. W ofercie fillup dostępny jest bezpłatny program do faktur online z obsługą KSeF. Można nim wystawiać faktury bez instalacji zewnętrznego oprogramowania. Każdy przedsiębiorca, który prowadzi księgowość samodzielnie, może używać aplikacji firmly, która wylicza automatycznie podatki i składki ZUS dla KPiR oraz ryczałtu.

W przeciwieństwie do innych systemów, KSeF logowanie nie ma tradycyjnej formy. Dostęp opiera się na danych identyfikacyjnych podatnika, może to być NIP lub PESEL, oraz jednej z kilku dostępnych metod uwierzytelniania. Logowanie do KSeF przez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 to wygodna opcja, jednak przy większej liczbie dokumentów praktyczniejsze bywa oprogramowanie komercyjne połączone z API systemu, czego przykładem jest fillup e-faktury. Jeżeli natomiast chodzi o metody uwierzytelniania, do wyboru są:

• Profil Zaufany: rozwiązanie wybierane przez osoby prowadzące JDG. System automatycznie rozpoznaje uprawnienia właścicielskie przypisane do NIP i PESEL, a od 1 kwietnia bieżącego roku metoda działa przez Węzeł Krajowy SSO.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny: w przypadku tej opcji należy upewnić się, że zawiera NIP lub PESEL. W przeciwnym razie konieczne będzie zgłoszenie odcisku palca podpisu w zawiadomieniu ZAW-FA.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: opcja dla podmiotów i spółek, która musi zawierać NIP.
• Token: wygaszane rozwiązanie, które przestanie działać z dniem 31 grudnia 2026.
• Certyfikat KSeF: następca tokenów, czyli nowe rekomendowane rozwiązanie.

Wybór profilu zaufanego to popularna opcja ze względu na łatwą obsługę, przy czym należy pamiętać, że termin ważności profilu wynosi trzy lata od potwierdzenia. Jeżeli więc dojdzie do jego wygaśnięcia, nie uda się zalogować do systemu KSeF. Należy więc zawczasu przemyśleć, jakie opcje będą najlepsze z uwzględnieniem potrzeb i specyfiki firmy, aby nie dochodziło później do nieplanowanych przestojów w obiegu dokumentów.

Wyrobienie certyfikatu KSeF przed końcem roku to priorytet dla firm, które obecnie korzystają z tokenów. Wniosek składa się po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub przez program komercyjny. Zaplanowanie zmiany z wyprzedzeniem daje możliwość przetestowania prawidłowego działania infrastruktury. Certyfikat wydawany jest na okres do dwóch lat i obsługuje zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty. Jego praktyczną funkcję można docenić również w przypadku awarii systemu, kiedy konieczne będzie wystawienie faktur w trybie offline. W takiej sytuacji dokument przygotowany poza systemem opatruje się dwoma kodami QR: OFFLINE i CERTYFIKAT. Dzięki nim nabywca może zweryfikować autentyczność dokumentu. W przypadku braku internetu po stronie podatnika lub zaplanowanej niedostępności systemu, fakturę należy przesłać do KSeF kolejnego dnia roboczego. Jeżeli dojdzie do ogłoszonej awarii, podatnik ma na to siedem dni roboczych od jej ustania. Brak certyfikatu pozbawia firmę możliwości legalnego wystawiania faktur w trybie awaryjnym.

Podczas korzystania z KSeF należy mieć świadomość, że podatnik będący osobą fizyczną otrzymuje uprawnienia właścicielskie automatycznie. Po pierwszym zalogowaniu może nadać dostęp innym osobom. Chodzi o pracowników wystawiających faktury, księgowych czy zewnętrzne biuro rachunkowe. Uprawnienia nadaje się w Aplikacji Podatnika lub w programie komercyjnym, co pozwala zachować większą kontrolę nad dostępami. Uprawnienia nadane w KSeF 1.0, który działał do 31 stycznia 2026 roku, nie zostały automatycznie przeniesione do wersji 2.0, dlatego warto sprawdzić, czy wszystkie dostępy skonfigurowano ponownie. Firma odpowiedzialna za program fillup przygotowała rozwiązania dla biur rachunkowych, które usprawniają bieżącą obsługę klientów. Chodzi między innymi o ponad 7000 gotowych formularzy, obsługę JPK, e-ZUS, moduł e-Faktur czy e-Deklaracje. Panel pozwala wygodnie pobierać dokumenty dla wielu NIP-ów bez konieczności przełączania się między różnymi systemami, co stanowi dużą oszczędność czasu. Aplikacja fillup k24 usprawnia natomiast współpracę z klientami, ponieważ dane z systemu ministerialnego są automatycznie zaczytywane bez konieczności ręcznego przepisywania. Narzędzia fillup zostały zweryfikowane przez Biuro Usług Informatycznych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

KSeF, a dokładniej wprowadzenie e-faktur, wpłynęło również na sposób raportowania związany z JPK. Jednolity Plik Kontrolny, czyli zbiór danych z ksiąg i ewidencji podatnika w formacie XML, może być przesyłany cyklicznie, raz w roku lub na żądanie organu. Za okresy od 1 lutego 2026 roku obowiązują struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), w których znalazły się numery KSeF faktury oraz oznaczenia typu OFF, BFK i DI. Przygotowanie i wysyłkę tych plików ułatwia JPKomat dostępny w programie fillup. Warto pamiętać, że za nieprzekazanie pliku w wymaganym terminie grozi kara, a jej górna granica wynosi obecnie 3800 zł.

Z dniem 1 stycznia 2027 zaczną obowiązywać kary KSeF. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć sankcje w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, która została wystawiona poza systemem, a przy dokumencie bez podatku do 18,7% kwoty należności ogółem. To jednak nie koniec zmian, jakie wejdą w życie wraz z nowym rokiem. Pozostałe, o których warto pamiętać, to wygaśnięcie odroczenia dla podatników z limitem 10 000 zł brutto miesięcznie, rezygnacja z tokenów i zastąpienie ich certyfikatami, a także konieczność podawania numeru KSeF w tytule przelewu, jeżeli czynny podatnik VAT będzie płacił innemu czynnemu podatnikowi VAT. 31 grudnia 2026 roku zakończy się również możliwość wystawiania faktur na kasach fiskalnych.