Elektroniczną dokumentację pracowniczą możesz prowadzić od 1 stycznia 2019 r. Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., nie zmieniła zasad prowadzenia e-teczki. Pozwala za to przygotować w postaci elektronicznej kilkanaście dokumentów i wniosków, które wcześniej wymagały formy pisemnej. Dzięki temu coraz więcej dokumentów kadrowych powstaje od razu elektronicznie i mniej trzeba drukować oraz skanować.
Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – postać elektroniczna zamiast formy pisemnej
Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) zastąpiła wymóg formy pisemnej określeniem “postać papierowa lub elektroniczna” w zamkniętym katalogu czynności. Należą do nich m.in. rozkłady czasu pracy, informacja o monitoringu oraz wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, skrócony tydzień pracy i system pracy weekendowej.
Postać elektroniczna jest szersza niż forma elektroniczna. Obejmuje dokument z kwalifikowanym podpisem, ale też np. e-mail, jeśli da się zidentyfikować osobę, która go wysłała.
Jakie dokumenty trafiają do e-teczki, a co nadal wymaga formy pisemnej
E-teczka obejmuje m.in. dokumenty związane z zatrudnieniem, wnioski pracowników, rozkłady czasu pracy i dokumentację płacową. Nowelizacja nie objęła jednak wszystkich czynności. Wypowiedzenie umowy o pracę nadal wymaga formy pisemnej, a elektronicznie złożysz je tylko z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. E-mail ani skan podpisanej kartki nie spełniają tego wymogu.
Przechowywanie to osobna sprawa. Wypowiedzenie podpisane odręcznie trafia do e-teczki jako odwzorowanie cyfrowe, czyli skan opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem pracodawcy. Tak samo dołączasz do elektronicznych akt każdy inny dokument, który powstał na papierze.
Czy e-teczka jest obowiązkowa?
Przepisy nie nakładają na Ciebie obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie. Jako pracodawca decydujesz, w jakiej postaci ją prowadzisz i przechowujesz, i możesz tę decyzję później zmienić. Nowelizacja z 2026 r. też nie wprowadziła obowiązku: elektroniczne wnioski i rozkłady czasu pracy są możliwością.
Jak wdrożyć e-teczkę bez ryzyka podczas kontroli PIP?
Elektroniczna dokumentacja pracownicza musi być chroniona przed utratą i nieuprawnionym dostępem, zachowywać integralność treści, identyfikować użytkowników oraz pozwalać wyszukiwać i wydawać dokumenty. System musi też kontrolować dostęp do akt i zapisywać historię zmian.
W eTeczce AMODIT [link] system sam numeruje, indeksuje i porządkuje dokumenty. HR, przełożony i pracownik widzą tylko tę część akt, do której mają uprawnienia. Dwupoziomowe uprawnienia, szyfrowanie danych wrażliwych oraz rejestrowanie operacji dodatkowo zabezpieczają dokumentację przed nieuprawnionym dostępem.
Migracja grupami pracowników – bez mieszania papierowej i elektronicznej postaci akt jednej osoby
E-teczkę możesz wdrażać grupami, np. zaczynając od nowo zatrudnionych, ale akta jednej osoby prowadzisz w jednej postaci. Każdy dokument z papierowych akt skanujesz do PDF i opatrujesz kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem pracodawcy. Pracowników, a także byłych pracowników, jeśli zmieniasz postać ich akt, informujesz o zmianie i o tym, że przez 30 dni mogą odebrać wersję papierową. Po tym terminie nieodebrane dokumenty papierowe możesz zniszczyć.
Ile lat trzeba przechowywać e-teczkę pracownika?
Elektroniczna forma dokumentacji nie zmienia okresu jej przechowywania. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. przechowujesz ją przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszych umów okres wynosi 50 lat. Dla zatrudnionych w latach 1999-2018 możesz go skrócić do 10 lat, jeśli złożysz do ZUS raporty informacyjne.
E-teczka a integracja z systemem kadrowo-płacowym
AMODIT przekazuje dane pracownika przez REST API do systemu kadrowo-płacowego i do systemu, w którym dział IT zakłada konta. Dane z formularza wprowadzasz raz, a system wykorzystuje je w kolejnych dokumentach i zadaniach. Jeśli włączysz AI, system odczyta dane ze skanów i ograniczy przepisywanie, ale o tym, co trafia do akt, nadal decyduje HR.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza jako część procesu kadrowego
Najwięcej czasu zyskujesz wtedy, gdy e-teczka nie jest osobnym archiwum, tylko częścią procesu. Umowa, oświadczenia, zaświadczenia z badań i potwierdzenia szkoleń trafiają do akt na bieżąco, a nie są kompletowane po fakcie. HR nie musi sprawdzać, czy przełożony zaakceptował dokument i czy pracownik go podpisał, bo system przypomina o terminach i pokazuje, na jakim etapie jest sprawa.
Wdrożenie nie musi obejmować od razu całej firmy. Jeśli zaczniesz od nowo zatrudnianych, ich akta od pierwszego dnia powstają elektronicznie, a papierowe archiwum przenosisz w swoim tempie.