Automatyzacja często zaczyna się od zdania: „Przecież program mógłby robić to za nas”. To może być prawda, ale samo zastąpienie pracy ręcznej systemem nie gwarantuje oszczędności. Jeśli proces występuje rzadko, stale się zmienia albo wymaga wielu wyjątków, koszt stworzenia i utrzymania rozwiązania może być wyższy niż wartość odzyskanego czasu. Dlatego przed wyborem technologii warto policzyć, ile obecny proces naprawdę kosztuje, jaką część pracy można bezpiecznie zautomatyzować i po jakim czasie inwestycja powinna się zwrócić.
W skrócie
- Nie zaczynaj od pytania, jaki system kupić lub zbudować. Najpierw ustal koszt obecnego procesu.
- Uwzględnij nie tylko czas pracy, lecz także poprawianie błędów, opóźnienia i utracone możliwości sprzedaży.
- Nie każda czynność powinna zostać zautomatyzowana. Najlepszym kandydatem jest proces częsty, powtarzalny i oparty na jasnych regułach.
- Porównaj co najmniej trzy warianty: gotowe narzędzie, integrację używanych systemów oraz rozwiązanie dedykowane.
- Zwrot z inwestycji powinien wynikać z mierzalnej zmiany, np. krótszego czasu obsługi zamówienia lub mniejszej liczby błędów.
Najpierw policz koszt obecnego procesu
Załóżmy, że pięć osób codziennie poświęca po 40 minut na przepisywanie danych między systemem sprzedażowym a arkuszem używanym przez dział operacyjny. Łącznie daje to ponad trzy godziny pracy dziennie. To jednak dopiero pierwszy składnik kosztu.
Do kalkulacji warto dodać:
- czas potrzebny na sprawdzanie i poprawianie danych,
- koszt błędnych zamówień, faktur lub raportów,
- opóźnienia wynikające z oczekiwania na ręczne wykonanie zadania,
- czas menedżera poświęcony na kontrolę procesu,
- koszt utraconych szans, gdy firma nie może obsłużyć większej liczby klientów.
Najprostszy roczny rachunek może wyglądać tak:
liczba godzin miesięcznie × pełny koszt godziny pracy × 12 miesięcy + koszt błędów i opóźnień.
Pełny koszt godziny to nie tylko wynagrodzenie netto pracownika. Obejmuje także składki, narzędzia, stanowisko pracy i pozostałe koszty ponoszone przez firmę. Nie trzeba wyliczać go z dokładnością do grosza. Ważne, aby każdą rozważaną opcję porównywać według tych samych zasad.
Sprawdź, czy proces nadaje się do automatyzacji
Najłatwiej automatyzuje się czynności wykonywane często, według stałych reguł i na uporządkowanych danych. Dobrym przykładem jest przenoszenie zamówień, generowanie cyklicznych raportów, weryfikowanie kompletności dokumentów albo wysyłanie powiadomień po zmianie statusu sprawy.
Więcej ostrożności wymagają procesy, które:
- zdarzają się kilka razy w roku,
- mają wiele wyjątków wymagających decyzji człowieka,
- nie mają jednego właściciela,
- zmieniają się co kilka tygodni,
- opierają się na niekompletnych lub niespójnych danych.
Automatyzowanie nieuporządkowanego procesu zwykle nie usuwa chaosu. Jedynie przyspiesza jego powielanie. Zanim powstanie system, warto więc rozpisać kolejne kroki, wskazać miejsca podejmowania decyzji i usunąć czynności, które nie wnoszą wartości.
Gotowiec, integracja czy własne rozwiązanie?
Automatyzacja nie musi oznaczać budowy dużej aplikacji od podstaw. W praktyce firma ma zazwyczaj trzy możliwości.
Gotowe narzędzie sprawdzi się wtedy, gdy proces jest standardowy i podobnie realizuje go wiele firm. Abonament pozwala szybko rozpocząć pracę, a utrzymaniem rozwiązania zajmuje się dostawca.
Integracja obecnych systemów ma sens, gdy potrzebne funkcje już istnieją, ale dane nie przepływają między narzędziami. Zamiast wymieniać cały zestaw aplikacji, można połączyć CRM, ERP, sklep internetowy lub system księgowy.
Własne rozwiązanie warto rozważyć, gdy proces jest specyficzny dla firmy, stanowi jej przewagę albo gotowe narzędzia wymuszają kosztowne obejścia. Nie zawsze musi to być kompletna platforma. Czasem wystarczy niewielki moduł automatyzujący jeden etap pracy. Firma oferująca dedykowane oprogramowanie powinna najpierw sprawdzić, czy problemu nie rozwiąże gotowiec lub integracja, a dopiero później proponować budowę systemu.
Jak obliczyć okres zwrotu
Do podstawowej oceny wystarczą dwie liczby:
- pełny koszt wdrożenia i utrzymania rozwiązania,
- przewidywana miesięczna korzyść po jego uruchomieniu.
Jeżeli wdrożenie kosztuje 120 000 zł, utrzymanie w pierwszym roku 24 000 zł, a miesięczna oszczędność wynosi 12 000 zł, prosty okres zwrotu wynosi 12 miesięcy. Kalkulacja powinna jednak uwzględniać także czas wdrożenia, szkolenie pracowników i stopniowe dochodzenie do zakładanej efektywności.
Warto przygotować trzy scenariusze:
- ostrożny, w którym udaje się osiągnąć połowę planowanych korzyści,
- bazowy, odpowiadający najbardziej prawdopodobnemu wynikowi,
- optymistyczny, zakładający pełne wykorzystanie automatyzacji.
Jeśli inwestycja broni się wyłącznie w scenariuszu optymistycznym, ryzyko jest wysokie. Jeżeli zwraca się również przy ostrożnych założeniach, decyzja ma znacznie mocniejsze podstawy.
Ustal jeden miernik sukcesu
Projekt automatyzacyjny powinien mieć konkretny wynik biznesowy. Może nim być skrócenie obsługi zamówienia z 20 do 8 minut, zmniejszenie liczby korekt faktur o 70% albo zwiększenie liczby spraw obsługiwanych przez jedną osobę.
Bez takiego miernika łatwo zakończyć projekt stwierdzeniem, że „system działa”, choć koszty operacyjne pozostały bez zmian. Pomiar należy wykonać przed wdrożeniem, a następnie powtórzyć po kilku tygodniach lub miesiącach korzystania z rozwiązania.
Podsumowanie
Opłacalna automatyzacja zaczyna się od analizy procesu, a nie od prezentacji narzędzia. Najpierw trzeba poznać koszt pracy ręcznej, błędów i opóźnień. Następnie ocenić, czy wystarczy gotowy produkt, integracja obecnych systemów, czy potrzebne jest rozwiązanie dedykowane.
Najlepszy projekt nie automatyzuje największej liczby czynności. Automatyzuje te, które regularnie generują mierzalny koszt, i robi to taniej niż dalsza praca ręczna. Jeśli tej różnicy nie da się pokazać w liczbach, warto jeszcze raz sprawdzić, czy inwestycja rzeczywiście rozwiązuje problem biznesowy.
Po rozwiązania automatyzujące wewnętrzną pracę firm zgłoś się do Pragmatic Coders.