Polski przedsiębiorca rozpoczynający działalność w Holandii często chce pozostać przy księgowej, z którą współpracował przez lata. Zna ona historię firmy, sposób rozliczania kosztów, kontrahentów i specyfikę branży. Kontakt odbywa się po polsku, dokumenty można przekazywać elektronicznie, a comiesięczna obsługa bywa tańsza niż w holenderskim biurze rachunkowym. Na pierwszy rzut oka nie ma więc powodu, aby zmieniać sprawdzoną księgową tylko dlatego, że firma zaczyna zarabiać w innym kraju.
Sama lokalizacja biura rachunkowego rzeczywiście nie stanowi przeszkody. Polska księgowa może prowadzić finanse przedsiębiorstwa działającego w Holandii, a większość czynności może wykonywać zdalnie. Holenderskie przepisy pozwalają powierzyć przygotowanie deklaracji księgowemu, doradcy podatkowemu lub firmie obsługującej wynagrodzenia.
Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca zakłada, że każda działalność związana z Holandią można prowadzić dokładnie tak samo jak polską firmę. Wystawianie faktur w euro nie jest jeszcze holenderską księgowością. Różnice mogą dotyczyć VAT, podatku dochodowego, wynagrodzeń, dokumentacji, sprawozdań, odpowiedzialności zarządu oraz miejsca faktycznego prowadzenia działalności.
Dlatego właściwe pytanie nie brzmi: czy księgowa jest Polką? Znacznie ważniejsze jest to, czy zna model, w którym działa firma, rozumie obowiązki powstające w obu państwach i potrafi rozpoznać sprawę wymagającą udziału holenderskiego specjalisty.
Najpierw trzeba ustalić, jaka firma rzeczywiście działa w Holandii
Określenie „polska firma w Holandii” może oznaczać kilka zupełnie różnych sytuacji. Jedna firma ma siedzibę, pracowników i biuro w Polsce, a w Holandii jedynie kilku klientów. Druga przechowuje tam towary. Trzecia wysyła pracowników na holenderskie budowy. Czwarta otworzyła oddział, a piąta została od początku zarejestrowana jako holenderska jednoosobowa działalność albo spółka BV.
Każdy z tych przedsiębiorców może powiedzieć, że prowadzi firmę w Holandii. Ich obowiązki księgowe i podatkowe będą jednak inne.
| Sposób działania | Jak najczęściej wygląda księgowość? | Czy polska księgowa może ją prowadzić? |
|---|---|---|
| Polska firma wystawia faktury klientom z Holandii | Podstawowe księgi nadal prowadzone są w Polsce | Zazwyczaj tak, jeżeli księgowa zna transakcje unijne |
| Polska firma ma holenderski numer VAT | Księgi pozostają w Polsce, ale powstaje dodatkowe rozliczenie holenderskiego VAT | Tak, pod warunkiem znajomości lokalnych deklaracji |
| Polska firma ma biuro, magazyn, warsztat lub oddział w Holandii | Trzeba wyodrębnić działalność holenderską i połączyć ją z księgami centrali | Najczęściej potrzebna jest współpraca polsko-holenderska |
| Przedsiębiorca prowadzi eenmanszaak | Cała działalność rozliczana jest według zasad holenderskich | Tak, ale księgowa musi specjalizować się w Holandii |
| Firma działa jako holenderska BV | Prowadzona jest pełna rachunkowość holenderskiej spółki | Możliwe, ale zwykle potrzebna jest lokalna kontrola podatkowa i sprawozdawcza |
Rozróżnienie tych modeli nie jest formalnością. Od niego zależy, jakie deklaracje będą składane, gdzie zostanie opodatkowany dochód, kto wystawi fakturę i które wydatki można rozliczyć.
Polska firma z holenderskimi klientami nie staje się automatycznie firmą holenderską
Najprostszy model występuje wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność w Polsce, tutaj posiada biuro, sprzęt i pracowników, a w Holandii jedynie zdobywa klientów. Przykładem może być agencja marketingowa z Warszawy przygotowująca kampanie dla firmy z Amsterdamu albo producent mebli z Polski wysyłający zamówienia do holenderskich odbiorców.
W takiej sytuacji podstawowa księgowość w Holandii nadal może być prowadzona według polskich zasad. Nie oznacza to jednak, że faktury zagraniczne można księgować bez dodatkowej analizy.
Przy usługach trzeba ustalić, gdzie znajduje się miejsce ich opodatkowania. W wielu typowych transakcjach między firmami podatek rozlicza nabywca, ale nie dotyczy to automatycznie każdej usługi. Inaczej mogą być traktowane usługi związane z nieruchomościami, wydarzeniami, transportem lub pracami wykonywanymi fizycznie w konkretnym miejscu.
Przykładowo polska firma przygotowująca projekt graficzny dla holenderskiego przedsiębiorcy znajduje się w innej sytuacji niż polska ekipa wykonująca instalację w budynku położonym w Rotterdamie. Obie wystawiają fakturę klientowi z Holandii, ale miejsce opodatkowania i dokumentacja mogą być inne.
Doświadczona polska księgowa może prawidłowo rozliczać takie transakcje. Musi jednak znać zasady sprzedaży unijnej, a nie tylko polską księgowość krajową.
Sprzedaż towarów wymaga czegoś więcej niż faktury
Przy sprzedaży towarów ważne jest nie tylko to, kto kupuje produkt, ale również gdzie towar znajdował się przed sprzedażą i skąd został wysłany.
Jeżeli polska firma wysyła produkt bezpośrednio z magazynu w Polsce do przedsiębiorcy w Holandii, może mieć do czynienia z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów. Firma powinna wtedy posiadać dokumentację potwierdzającą, że towar rzeczywiście wyjechał z Polski i został dostarczony do innego państwa.
Sama faktura nie zawsze wystarczy. Potrzebne mogą być dokumenty przewozowe, potwierdzenia odbioru, zamówienia, korespondencja z klientem, dane przewoźnika oraz informacje o płatności.
Sytuacja zmienia się, jeżeli polski przedsiębiorca wynajmuje magazyn w Holandii i przechowuje w nim swoje produkty. Towar nie jest już wysyłany z Polski bezpośrednio do każdego klienta. Może powstać obowiązek rejestracji dla holenderskiego VAT i rozliczania części sprzedaży w Holandii.
Dla właściciela biznesu różnica jest zasadnicza. W pierwszym modelu polska księgowa może zazwyczaj prowadzić całość rozliczeń z Polski. W drugim potrzebuje już wiedzy o holenderskich deklaracjach i przepływie towarów przez lokalny magazyn.
Holenderski numer VAT nie oznacza przeniesienia firmy do Holandii
Polskie przedsiębiorstwo może posiadać holenderski numer VAT, a jednocześnie nadal pozostawać firmą zarejestrowaną i zarządzaną w Polsce.
Numer może być potrzebny między innymi wtedy, gdy towary są magazynowane w Holandii, firma dokonuje tam lokalnych dostaw albo wykonuje transakcje, których nie można rozliczyć wyłącznie przy użyciu polskiego numeru VAT.
W takim przypadku główna księgowość nadal może być prowadzona w Polsce. Trzeba jednak wyodrębnić operacje podlegające holenderskiemu VAT i składać odpowiednie deklaracje.
To rozwiązanie wymaga dobrej organizacji. Każda faktura powinna zostać przypisana do właściwego rozliczenia. Księgowa musi wiedzieć, które transakcje trafią do polskiego rejestru, które do holenderskiej deklaracji, a które trzeba wykazać w obu systemach w odpowiedni sposób.
Największym zagrożeniem nie jest zwykle brak dokumentu, lecz jego błędne zakwalifikowanie. Faktura może zostać poprawnie wpisana do programu, a mimo to podatek zostanie rozliczony w niewłaściwym kraju.
Kiedy działalność w Holandii staje się czymś więcej niż zagraniczną sprzedażą?
Firma może zacząć od jednego klienta, a po dwóch latach posiadać w Holandii magazyn, zespół pracowników, samochody, maszyny i stałe miejsce obsługi zleceń. Granica pomiędzy sprzedażą zagraniczną a rzeczywistą działalnością prowadzoną w Holandii może zostać przekroczona stopniowo.
Znaczenie może mieć posiadanie biura, warsztatu, punktu handlowego, zaplecza technicznego albo innej stałej placówki. Zagraniczna firma posiadająca rzeczywisty oddział lub placówkę w Holandii co do zasady podlega wpisowi do holenderskiego rejestru przedsiębiorstw.
Samo zarejestrowanie oddziału nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów. Oddział nie jest odrębną spółką. Nadal pozostaje częścią polskiego przedsiębiorstwa, dlatego jego wyniki muszą zostać połączone z księgami centrali.
Polska księgowa może prowadzić takie księgi, ale musi potrafić oddzielić działalność holenderską od polskiej. Powinna wiedzieć, które przychody zostały osiągnięte przez oddział, gdzie pracowali zatrudnieni, jakie maszyny wykorzystywano i które koszty centrali dotyczą również działalności w Holandii.
Oddział i zakład podatkowy nie zawsze oznaczają to samo
Przedsiębiorcy często używają pojęć oddział i zakład zamiennie. W praktyce mogą one odnosić się do innych spraw.
Oddział jest pojęciem organizacyjnym i rejestrowym. Firma posiada określone miejsce prowadzenia działalności w Holandii i zgłasza je do właściwego rejestru.
Zakład podatkowy decyduje natomiast o tym, czy część dochodu polskiego przedsiębiorstwa powinna zostać opodatkowana w Holandii. Może mieć postać biura, warsztatu, fabryki, miejsca zarządzania albo innej stałej placówki, przez którą prowadzona jest działalność.
Firma może również realizować długotrwały projekt budowlany lub instalacyjny, który wymaga osobnej analizy. Nie każda krótka obecność pracowników powoduje powstanie zakładu, ale nie można zakładać, że brak formalnego oddziału automatycznie oznacza brak podatku w Holandii.
Dla księgowej jest to jeden z najtrudniejszych obszarów. Nie chodzi już tylko o zaksięgowanie faktur, lecz o ustalenie, jaka część wyniku firmy powstała dzięki działalności wykonywanej w Holandii.
Jak rozdzielić finanse polskiej centrali i holenderskiego oddziału?
Wyobraźmy sobie polską firmę montażową, która otworzyła biuro w Holandii. Pracuje tam kilku instalatorów, lokalny koordynator oraz osoba odpowiedzialna za kontakt z klientami. Samochody są leasingowane w Polsce, część narzędzi kupiono w Holandii, a wynagrodzenie zarządu wypłaca polska centrala.
Nie można uznać, że koszty holenderskiej działalności to wyłącznie faktury wystawione na holenderski adres. Oddział korzysta również z administracji, oprogramowania, marketingu, ubezpieczeń, samochodów i pracy zarządu opłacanych przez centralę.
Trzeba więc przyjąć rozsądny sposób podziału kosztów. Może on uwzględniać liczbę pracowników, czas wykorzystania sprzętu, obroty, liczbę zleceń lub inny miernik odpowiadający charakterowi działalności.
Dobrze zorganizowana księgowość pozwala na bieżąco oznaczać operacje dotyczące Holandii. Można stosować osobne konta, projekty albo centra kosztów. Dzięki temu właściciel firmy nie musi po zakończeniu roku ręcznie przeglądać setek faktur i zastanawiać się, którego kraju dotyczyły.
W tym modelu polska księgowa może nadal pełnić główną rolę. Holenderski doradca powinien natomiast sprawdzić metodę przypisywania dochodu i lokalne deklaracje.
Czy polska księgowa może prowadzić holenderską eenmanszaak?
Eenmanszaak jest holenderskim odpowiednikiem jednoosobowej działalności, ale nie należy traktować jej jak polskiej firmy prowadzonej w euro.
Obowiązują ją holenderskie zasady podatku dochodowego, VAT, dokumentowania kosztów i rozliczania wydatków prywatnych właściciela. Inne mogą być również ulgi, sposób traktowania samochodu, zasady rozliczania pracy przedsiębiorcy oraz obowiązki związane z administracją firmy.
Polska księgowa może prowadzić taką działalność zdalnie. Musi jednak specjalizować się w holenderskim systemie. Znajomość polskiej podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie wystarczy.
Dla przedsiębiorcy znaczenie ma również język. Księgowa powinna potrafić zrozumieć pisma urzędowe, decyzje, formularze oraz informacje pojawiające się w systemie podatkowym. Tłumaczenie każdego dokumentu przez właściciela firmy nie jest dobrym modelem współpracy.
Przy prostej działalności usługowej, bez pracowników i skomplikowanych transakcji zagranicznych, jedna doświadczona polska księgowa może z powodzeniem prowadzić całość spraw.
Księgowość spółki BV wymaga szerszej wiedzy
BV jest holenderską spółką kapitałową posiadającą własny majątek, zobowiązania i rachunkowość. Nie jest to jednoosobowa działalność, w której pieniądze firmy można swobodnie traktować jak środki właściciela.
Każdy przelew pomiędzy spółką a udziałowcem powinien mieć określony charakter. Może to być wynagrodzenie, zwrot wydatku, pożyczka, spłata zobowiązania albo wypłata zysku. Brak dokumentacji może prowadzić do problemów podatkowych.
Spółka BV musi prowadzić księgi, rozliczać właściwe podatki i przygotowywać roczne sprawozdania. Zakres publikowanych danych zależy od wielkości firmy. W określonych przypadkach może być również potrzebne badanie sprawozdania przez uprawnionego audytora.
Polska księgowa może technicznie i merytorycznie prowadzić rachunkowość BV, jeżeli zna holenderskie wymagania. Nie wystarczy jednak przygotować polskiego bilansu i przetłumaczyć nazwy pozycji na język niderlandzki.
Przy małej spółce możliwy jest model, w którym księgowa w Polsce prowadzi codzienne księgi, uzgadnia bank i przygotowuje zamknięcie roku, a holenderski specjalista sprawdza rozliczenie podatku oraz sprawozdanie przed jego złożeniem.
Szczególne ryzyko: holenderska spółka zarządzana z Polski
Przedsiębiorca może założyć spółkę BV w Holandii, ale nadal mieszkać w Polsce i stąd prowadzić całą działalność. Jeżeli najważniejsze umowy są negocjowane i podpisywane w Polsce, zarząd podejmuje tu decyzje, a holenderski adres służy głównie do rejestracji, może pojawić się pytanie o miejsce faktycznego zarządzania.
To ważne, ponieważ miejsce rejestracji spółki nie zawsze kończy analizę jej rezydencji podatkowej. W skrajnej sytuacji oba państwa mogą uznać, że firma ma z nimi wystarczająco silny związek.
Księgowa nie powinna ignorować tego problemu tylko dlatego, że spółka posiada holenderski numer i wpis w rejestrze. Powinna zapytać, gdzie znajduje się zarząd, gdzie zapadają strategiczne decyzje, gdzie pracują osoby zarządzające i gdzie przechowywana jest kluczowa dokumentacja.
Ostateczna ocena rezydencji podatkowej nie jest jednak zwykłą czynnością księgową. Powinna zostać powierzona doradcy, który zna przepisy obu państw i umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Faktura musi wskazywać właściwą firmę
W przedsiębiorstwie działającym w Polsce i Holandii łatwo popełnić błąd już na etapie wystawiania dokumentu.
Właściciel może dysponować polskim NIP, holenderskim numerem VAT, numerem oddziału oraz spółką BV. Nie oznacza to, że może dowolnie wybierać dane na fakturze w zależności od tego, który wariant wydaje się korzystniejszy.
Trzeba ustalić, kto zawarł umowę, kto wykonał usługę, z którego magazynu wydano towar, kto ponosi odpowiedzialność wobec klienta i na czyje konto trafia płatność.
Jeżeli umowę podpisała polska spółka, a usługę wykonał jej holenderski oddział, księgowa musi prawidłowo pokazać tę operację w księgach. Jeżeli klient zawarł umowę bezpośrednio z BV, przychód nie powinien zostać przypadkowo zaksięgowany w polskiej działalności właściciela.
W praktyce warto ustalić kilka prawidłowych wzorów faktur odpowiadających konkretnym rodzajom transakcji. Jest to znacznie bezpieczniejsze niż ręczne zmienianie danych przy każdym dokumencie.
Holenderskie płace to osobna specjalizacja
Polska księgowa może doskonale prowadzić księgowość firmy i jednocześnie nie mieć kompetencji do naliczania holenderskich wynagrodzeń. Nie jest to niczym niewłaściwym. Payroll stanowi odrębną dziedzinę.
Holenderska lista płac może obejmować podatek od wynagrodzeń, składki, ubezpieczenia pracownicze, wynagrodzenie urlopowe, chorobowe, świadczenia dodatkowe i obowiązki wynikające z układu zbiorowego. Znaczenie może mieć również branżowy fundusz emerytalny.
Błąd nie kończy się wtedy na korekcie deklaracji. Pracownik może mieć roszczenie o niewypłacone wynagrodzenie, dodatek albo świadczenie. Firma może także zostać obciążona zaległymi składkami.
Dlatego przy pracownikach zatrudnionych bezpośrednio w Holandii często najlepiej działa prosty podział. Lokalne biuro płacowe nalicza wynagrodzenia i sporządza deklaracje, natomiast polska księgowa ujmuje przygotowane raporty w pełnych księgach i kontroluje koszt zatrudnienia.
Nie oznacza to utraty kontroli nad finansami. Właściciel nadal otrzymuje jeden raport obejmujący całą firmę, ale poszczególne zadania wykonują osoby znające właściwe przepisy.
Delegowanie pracowników z Polski również trzeba rozliczyć
Firma budowlana, montażowa lub instalacyjna może wysyłać swoich polskich pracowników na czasowe zlecenia w Holandii. Nie oznacza to automatycznie, że każdy z nich powinien zostać przeniesiony na holenderską listę płac.
Pracownik może w określonych warunkach pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Zwykle istotne jest posiadanie dokumentu A1 oraz spełnienie warunków delegowania.
Jednocześnie zagraniczny pracodawca może mieć obowiązek wcześniejszego zgłoszenia delegowanych osób w holenderskim systemie. Oficjalny portal holenderski służy zarówno pracodawcom dokonującym zgłoszeń, jak i klientom, którzy powinni je sprawdzać.
Dla księgowej oznacza to konieczność zebrania informacji o okresie pracy, miejscu wykonywania zlecenia, sposobie ustalenia wynagrodzenia, kosztach zakwaterowania i podmiocie korzystającym z pracy.
Szczególnej ostrożności wymaga model, w którym polska firma formalnie świadczy usługę, ale w praktyce jedynie dostarcza ludzi wykonujących polecenia holenderskiego klienta. Taka współpraca może zostać uznana za udostępnianie pracowników, co powoduje dodatkowe obowiązki rejestracyjne. Zagraniczne firmy odpłatnie udostępniające personel w Holandii podlegają szczególnym zasadom KVK.
Księgowa może składać deklaracje, ale firma nadal odpowiada za wynik
Wielu przedsiębiorców uważa, że po przekazaniu dokumentów biuru rachunkowemu cała odpowiedzialność przechodzi na księgową. W praktyce wobec urzędu nadal odpowiada podatnik, czyli przedsiębiorca albo spółka.
Jeżeli księgowa błędnie rozliczy VAT, urząd może zażądać dopłaty podatku i odsetek od firmy. Przedsiębiorca może później dochodzić odszkodowania od biura, ale nie oznacza to, że urząd zrezygnuje z należności.
Dlatego ważne jest nie tylko to, kto księguje faktury, ale również jak wygląda obieg informacji. Księgowa nie może prawidłowo rozliczyć transakcji, jeżeli właściciel nie powiedział jej, że towar został wysłany z holenderskiego magazynu albo że pracownik przez kilka miesięcy wykonywał pracę w Amsterdamie.
Dobra umowa z biurem powinna określać, kto przygotowuje deklaracje, kto je zatwierdza, kto odpowiada za wysyłkę, kto kontroluje płatności i kto reaguje na pisma urzędu. Warto również sprawdzić, czy ubezpieczenie księgowej obejmuje rozliczenia holenderskie.
Nie należy przekazywać księgowej prywatnych haseł
Współpraca zdalna wymaga udostępnienia księgowej programów, deklaracji i części korespondencji. Nie powinno się jednak przekazywać jej prywatnego loginu właściciela do wszystkich systemów.
Księgowa powinna działać na podstawie właściwego upoważnienia i korzystać z własnego dostępu. Zakres uprawnień można ograniczyć do czynności, które rzeczywiście wykonuje.
Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo i pozwala sprawdzić, kto wysłał konkretną deklarację. Po zakończeniu współpracy uprawnienie można odebrać bez konieczności zmieniania wszystkich haseł przedsiębiorcy.
Podobna zasada dotyczy programu księgowego. Firma powinna mieć własny dostęp do danych. Biuro rachunkowe nie może być jedynym właścicielem konta, na którym znajdują się księgi, faktury i deklaracje.
Polski program księgowy nie zawsze wystarczy
Przy prostej sprzedaży usług do Holandii polski program może być całkowicie wystarczający. Problemy pojawiają się przy prowadzeniu BV, holenderskiego VAT, kilku walut, oddziału albo miejscowej listy płac.
Dobry system powinien umożliwiać rozdzielenie polskiej i holenderskiej części działalności, prowadzenie rozrachunków w euro, importowanie wyciągów bankowych oraz przekazywanie danych lokalnemu doradcy.
Właściciel firmy powinien również otrzymywać raporty, które pomagają podejmować decyzje. Sama informacja o kwocie podatku do zapłaty nie jest jeszcze zarządzaniem finansami.
Przedsiębiorca prowadzący działalność w dwóch krajach powinien wiedzieć, czy holenderski oddział jest rentowny, ile kosztuje zatrudnienie pracowników, jak długo klienci zwlekają z płatnościami i czy wzrost obrotów nie powoduje problemów z płynnością.
To właśnie w tym miejscu dobra polska księgowa może mieć przewagę. Jeżeli zna całą firmę, może połączyć dane z obu państw i przedstawić właścicielowi jeden czytelny obraz sytuacji.
Księgowość to nie tylko rozliczanie podatku
Prowadzenie finansów firmy nie powinno ograniczać się do wprowadzania faktur i wysyłania deklaracji.
Przy działalności zagranicznej przedsiębiorca potrzebuje informacji, ile rzeczywiście zarabia na holenderskich kontraktach. Wysoka wartość faktur może wyglądać atrakcyjnie, ale po uwzględnieniu zakwaterowania, transportu, diet, wynagrodzeń, ubezpieczenia i obsługi administracyjnej zlecenie może przynosić niewielką marżę.
Księgowa powinna pomóc wyodrębnić koszty poszczególnych projektów. Firma budowlana może dzięki temu porównać rentowność dwóch budów. Agencja pracy sprawdzi koszt każdej godziny udostępnionego pracownika. Sklep internetowy oceni, czy utrzymywanie magazynu w Holandii rzeczywiście skraca dostawy na tyle, aby uzasadnić dodatkowe koszty.
Dla właściciela firmy ważniejsze od miejsca pracy księgowej jest więc to, czy otrzymuje użyteczne dane, a nie wyłącznie deklaracje przygotowane na czas.
Dokumentacja musi pozostać dostępna dla firmy
Holenderskie przedsiębiorstwa mają obowiązek przechowywania podstawowej dokumentacji biznesowej co najmniej przez 7 lat. Dłuższy okres może dotyczyć między innymi danych związanych z nieruchomościami i niektórymi szczególnymi rozliczeniami VAT.
Jeżeli księgowość prowadzi biuro w Polsce, przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie znajdują się dokumenty i kopie zapasowe. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której cała historia firmy znajduje się na komputerze jednej osoby, a właściciel nie ma do niej dostępu.
Po zakończeniu współpracy księgowa powinna przekazać nie tylko faktury, ale również bazę księgową, zestawienia, deklaracje, potwierdzenia wysyłki i korespondencję urzędową.
Warto ustalić to już przy podpisywaniu umowy, a nie dopiero wtedy, gdy pomiędzy przedsiębiorcą a biurem pojawi się konflikt.
Kiedy polska księgowa może prowadzić całość samodzielnie?
Jedna osoba może wystarczyć w przypadku stosunkowo prostej działalności. Przykładem jest polska firma usługowa mająca kilku holenderskich klientów albo niewielka eenmanszaak bez pracowników, magazynu i importu.
Warunkiem jest rzeczywista znajomość holenderskich rozliczeń. Księgowa powinna potrafić samodzielnie przygotować wymagane deklaracje, zrozumieć korespondencję urzędową i prawidłowo ocenić typowe koszty.
Wraz z rozwojem firmy pojawiają się jednak obszary, których nie powinno się powierzać jednej osobie bez odpowiedniego zaplecza. Dotyczy to zwłaszcza holenderskich płac, skomplikowanego importu, oddziału, zakładu podatkowego, spółki BV zarządzanej z Polski oraz udostępniania pracowników.
W takich przypadkach polska księgowa może nadal kontrolować codzienne finanse, ale powinna współpracować z lokalnym doradcą.
Jak sprawdzić, czy księgowa poradzi sobie z firmą w Holandii?
Nie wystarczy zapytać, czy biuro „obsługuje zagranicę”. Warto dowiedzieć się, jakie firmy rzeczywiście prowadziło. Rozliczanie polskiego grafika wystawiającego dwie faktury miesięcznie jest czymś innym niż obsługa BV zatrudniającej pracowników.
Przed podpisaniem umowy dobrze jest ustalić:
- czy księgowa prowadziła już firmę działającą w takim samym modelu,
- które deklaracje przygotowuje samodzielnie, a które przekazuje holenderskiemu partnerowi,
- czy zna rozliczenia VAT, oddziałów, pracowników i transakcji wewnątrzunijnych,
- kto odpowiada za kontakt z holenderskim urzędem i odbieranie korespondencji,
- czy właściciel ma stały dostęp do programu, dokumentów i potwierdzeń wysyłki,
- czy ubezpieczenie biura obejmuje rozliczenia zagraniczne.
Dobra księgowa nie będzie twierdziła, że potrafi samodzielnie rozwiązać każde zagadnienie. Znacznie bezpieczniejszy jest specjalista, który zna granice swoich kompetencji i w odpowiednim momencie konsultuje się z doradcą.
Najczęstszy błąd to zbyt późna konsultacja
Przedsiębiorcy często zgłaszają się do specjalisty dopiero po wykonaniu transakcji. Towar został już przeniesiony do holenderskiego magazynu, pracownicy od kilku miesięcy pracują na budowie, a spółka BV zawarła umowy zarządzana z Polski. Dopiero wtedy pojawia się pytanie, jak wszystko zaksięgować.
Księgowość nie zawsze może naprawić źle zaplanowany model biznesowy. Czasami konieczna jest rejestracja z wcześniejszą datą, korekta faktur, zaległe zgłoszenie pracowników albo wyjaśnienie rozliczeń w obu państwach.
Znacznie taniej jest skonsultować plan przed otwarciem magazynu, zatrudnieniem pierwszego pracownika albo podpisaniem dużego kontraktu.
Dobra polska księgowa może w takiej sytuacji pełnić funkcję pierwszego doradcy. Powinna wskazać obszary ryzyka i zebrać pytania, które następnie zostaną omówione z holenderskim specjalistą.
Polska księgowa czy holenderskie biuro?
Nie ma potrzeby wybierania wyłącznie jednej strony. W wielu firmach najlepiej działa model łączony.
Polska księgowa prowadzi codzienne dokumenty, zna właściciela i całą historię przedsiębiorstwa. Może przygotowywać raporty, kontrolować płatności oraz koordynować polskie i holenderskie rozliczenia. Holenderskie biuro zajmuje się lokalnymi deklaracjami, płacami, sprawozdaniem BV lub trudniejszymi zagadnieniami podatkowymi.
Taki podział nie powinien oznaczać podwójnego księgowania tych samych faktur. Obie strony mogą pracować na jednym systemie albo wymieniać gotowe zestawienia.
Najważniejsze jest jasne określenie odpowiedzialności. Właściciel nie może dowiedzieć się po terminie, że polska księgowa zakładała, iż deklarację wyśle holenderski doradca, a holenderski doradca czekał na dane od księgowej.
Czy korzystanie z polskiej księgowej się opłaca?
Cena usługi ma znaczenie, ale nie powinna być jedynym argumentem. Polska księgowa może być tańsza od holenderskiego biura, jednak oszczędność szybko znika, jeżeli nie zna lokalnych zasad i popełnia błędy.
Z drugiej strony zatrudnienie drogiego holenderskiego accountant do codziennego wprowadzania prostych faktur również może być niepotrzebnym wydatkiem.
Najlepiej dopasować poziom obsługi do skali ryzyka. Proste dokumenty może prowadzić polska księgowa. Holenderski specjalista powinien zajmować się sprawami wymagającymi lokalnej wiedzy. Dzięki temu przedsiębiorca nie płaci najwyższej stawki za każdą czynność, a jednocześnie nie pozostawia trudnych rozliczeń osobie bez doświadczenia.
Czy polska księgowa może prowadzić finanse polskiej firmy w Holandii?
Tak, polska księgowa może prowadzić finanse firmy działającej w Holandii. Może księgować dokumenty, kontrolować płatności, przygotowywać raporty i przy odpowiednich kompetencjach składać deklaracje holenderskie. Nie musi przy tym mieszkać ani posiadać biura w Holandii.
Nie oznacza to jednak, że każda polska księgowa poradzi sobie z każdym modelem działalności. Firma wystawiająca faktury holenderskim klientom potrzebuje innej obsługi niż oddział, spółka BV, przedsiębiorstwo magazynujące towary w Holandii albo pracodawca wysyłający tam pracowników.
Przy prostej działalności jedna doświadczona księgowa może prowadzić całość spraw. Przy oddziale, pracownikach, holenderskim payrollu, imporcie, spółce BV lub ryzyku podwójnej rezydencji bezpieczniejsza będzie współpraca polskiej księgowej z lokalnym doradcą.
Dla przedsiębiorcy najważniejsza powinna być nie narodowość księgowej, lecz jej doświadczenie, dostęp do odpowiednich systemów i umiejętność przedstawienia finansów w sposób pomocny przy prowadzeniu biznesu. Księgowość ma nie tylko rozliczać przeszłość. Powinna również pokazywać, czy działalność w Holandii rzeczywiście się opłaca i gdzie pojawiają się ryzyka, zanim staną się kosztownym problemem.