Wielu pracodawców i pracowników nadal traktuje urlop macierzyński jak „przerwę w zatrudnieniu”, która obniża staż pracy. Skutek bywa prosty: zaniżony wymiar urlopu wypoczynkowego, brak dodatku stażowego albo zbyt niskie odprawy. Żeby tego uniknąć, trzeba jasno rozdzielić, gdzie prawo mówi o stażu u pracodawcy, a gdzie o ogólnym stażu zatrudnienia czy stażu emerytalnym. Poniżej uporządkowane zostały najważniejsze przepisy i praktyczne konsekwencje – tak, żeby łatwo można było sprawdzić, kiedy urlop macierzyński wlicza się do stażu pracy, a kiedy nie ma to większego znaczenia.
Czy urlop macierzyński wlicza się do stażu pracy u pracodawcy?
Urlop macierzyński jest okresem, w którym stosunek pracy trwa w pełni. Umowa o pracę nie jest zawieszona ani przerwana, tylko wykonywanie pracy zostaje zastąpione korzystaniem z uprawnienia rodzicielskiego. Z perspektywy stażu pracy u danego pracodawcy oznacza to jedno: urlop macierzyński wlicza się do stażu tak samo, jak okres faktycznego świadczenia pracy.
Ma to bezpośredni wpływ m.in. na:
- długość okresu wypowiedzenia uzależnioną od stażu u pracodawcy,
- prawo do dodatków stażowych wynikających z regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego,
- prawo do nagród jubileuszowych opartych na tzw. stażu zakładowym,
- wysokość odpraw przysługujących z ustawy o zwolnieniach grupowych (okres zatrudnienia u danego pracodawcy).
Urlop macierzyński w całości wlicza się do stażu pracy u danego pracodawcy – nie ma tu żadnych wyjątków ani progów czasowych.
Jeżeli więc pracownica przepracowała 2 lata, po czym skorzystała z 20 tygodni urlopu macierzyńskiego, to przy ustalaniu stażu u pracodawcy należy przyjąć 2 lata + 20 tygodni. Błędem jest „odcinanie” tego okresu jako przerwy w zatrudnieniu.
Urlop macierzyński a prawo do urlopu wypoczynkowego
Jedno z częstszych nieporozumień dotyczy wpływu urlopu macierzyńskiego na wymiar urlopu wypoczynkowego. Tu sytuacja jest wyjątkowo korzystna dla pracownicy: w czasie urlopu macierzyńskiego urlop wypoczynkowy nadal się nalicza, jakby pracownica normalnie pracowała.
Co to oznacza w praktyce:
- urlop macierzyński nie obniża ani nie proporcjonalizuje urlopu wypoczynkowego,
- przez cały okres korzystania z urlopu macierzyńskiego pracownica nabywa prawo do kolejnych dni urlopu wypoczynkowego,
- niewykorzystany wcześniej urlop wypoczynkowy należy udzielić po powrocie z urlopu macierzyńskiego (lub rodzicielskiego) – na wniosek pracownicy bezpośrednio po nim.
Inaczej traktowany jest urlop wychowawczy, który zmniejsza proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego, jeśli trwa co najmniej miesiąc. Tego z kolei często nie odróżnia się od urlopu macierzyńskiego, co potem skutkuje błędami w kartach urlopowych.
Urlop macierzyński a ogólny staż zatrudnienia
W wielu przepisach pojawia się pojęcie ogólnego stażu pracy lub okresów zatrudnienia, np. przy ustalaniu prawa do odprawy emerytalno-rentowej, dodatków stażowych w budżetówce czy niektórych uprawnień branżowych. Tu także urlop macierzyński jest traktowany jako normalny okres zatrudnienia.
Jeżeli pracownica ma w świadectwie pracy wykazany ciągły okres zatrudnienia, w którym mieścił się urlop macierzyński, cały ten okres liczy się jako staż pracy. Nie ma potrzeby wydzielania z niego miesięcy urlopu macierzyńskiego ani „odliczania” ich od łącznego stażu.
Staż zatrudnienia a zmiana pracodawcy
Przy zmianie pracy pojawia się pytanie, czy urlop macierzyński u poprzedniego pracodawcy ma jakiekolwiek znaczenie dla nowego. Dla stażu zakładowego u nowego pracodawcy – nie, bo ten liczony jest od dnia nawiązania nowego stosunku pracy.
Natomiast przy uprawnieniach zależnych od ogólnego stażu pracy (np. niektóre dodatki w jednostkach budżetowych) dokumentuje się cały okres zatrudnienia, w tym także ten, w którym pracownica korzystała z urlopu macierzyńskiego. Dla nowego pracodawcy ważne jest więc, czy w świadectwie pracy figuruje nieprzerwany okres zatrudnienia, obejmujący ten urlop.
Podsumowując: przy liczeniu stażu u konkretnego pracodawcy urlop macierzyński się wlicza, ale nie „przechodzi” on automatycznie jako staż zakładowy do kolejnego pracodawcy – tam liczony jest od nowa, na ogólnych zasadach.
Urlop macierzyński a staż emerytalny
Oddzielną kwestią jest to, jak urlop macierzyński wpływa na staż emerytalny, czyli okresy składkowe i nieskładkowe brane pod uwagę przy ustalaniu prawa do emerytury oraz jej wysokości.
Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego po 1999 r.
Od 1 stycznia 1999 r. okres pobierania zasiłku macierzyńskiego jest wprost zaliczany do okresów składkowych w systemie emerytalnym (na mocy ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Dla stażu emerytalnego oznacza to, że:
- czas urlopu macierzyńskiego „pracuje” na prawo do emerytury tak samo, jak okres zatrudnienia,
- za ten okres odprowadzane są składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (finansowane z budżetu państwa lub funduszy ubezpieczeniowych),
- nie powstaje „dziura” w historii składek, co ma znaczenie przy obliczaniu wysokości świadczenia.
ZUS zalicza ten okres z urzędu, na podstawie dokumentów zasiłkowych oraz danych zgłaszanych przez płatnika składek. Dla pracownika ważne jest, żeby dbać o spójność dokumentacji (świadectw pracy, zaświadczeń ZUS Z-3, danych w PUE ZUS), bo to podstawa poprawnego naliczenia stażu emerytalnego.
Okresy sprzed 1999 r. – inny charakter, ale też się liczą
W przypadku urlopów macierzyńskich i związanych z nimi świadczeń sprzed 1999 r. wchodzą w grę przepisy przejściowe i wcześniejsze regulacje. Co do zasady, te okresy także są ujmowane w historii ubezpieczeniowej, choć często jako okresy nieskładkowe albo na nieco innych zasadach niż obecnie.
W praktyce – dla osób, które dziś przechodzą na emeryturę – kluczowe jest, aby:
- mieć zachowane dokumenty potwierdzające zatrudnienie i korzystanie z urlopu macierzyńskiego,
- upewnić się, że w świadectwach pracy wykazano pełny czas zatrudnienia,
- w razie braków – uzupełnić dokumenty (np. zaświadczeniami z archiwów, akt osobowych).
Dokładny sposób zaliczenia tych okresów do stażu emerytalnego wynika z przepisów dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych, ale jedno jest pewne: urlop macierzyński nie jest okresem „pustym” z punktu widzenia emerytury.
Świadczenia zależne od stażu a urlop macierzyński
Urlop macierzyński wpływa na szereg świadczeń, których wysokość lub samo prawo do nich zależy od stażu pracy. W praktyce chodzi najczęściej o:
- nagrody jubileuszowe – gdy wewnętrzne przepisy odwołują się do stażu zakładowego lub ogólnego,
- dodatki stażowe – zwłaszcza w sektorze publicznym,
- odprawy pieniężne – przy zwolnieniach grupowych lub indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika,
- odprawy emerytalno-rentowe – zależne od okresu zatrudnienia lub ogólnego stażu pracy.
Regulaminy wewnętrzne a wliczanie urlopu macierzyńskiego
Wiele regulaminów wynagradzania, układów zbiorowych czy zarządzeń wewnętrznych w sektorze publicznym zawiera definicje „okresu zatrudnienia” lub „stażu pracy”. Co istotne, nawet jeśli nie ma tam wprost wymienionego urlopu macierzyńskiego, nie oznacza to, że nie należy go wliczać.
Jeżeli dokument mówi o „okresie zatrudnienia w danym zakładzie” albo „ogólnym okresie zatrudnienia”, to – z punktu widzenia prawa pracy – obejmuje to także czas, kiedy pracownica korzystała z urlopu macierzyńskiego, pod warunkiem że stosunek pracy trwał.
Jeśli stosunek pracy trwa – urlop macierzyński z automatu wchodzi do stażu pracy, na który powołuje się regulamin czy ustawa. Wyłączenie go wymagałoby wyraźnej i zgodnej z prawem podstawy, której w praktyce brak.
Dlatego przy ustalaniu prawa do dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej nie powinno się „odcinać” miesięcy urlopu macierzyńskiego, o ile nie doszło do rozwiązania umowy o pracę.
Najczęstsze błędy i spory wokół urlopu macierzyńskiego a stażu pracy
Mimo stosunkowo jasnych przepisów, praktyka w firmach bywa różna. Pojawiają się powtarzające się błędy, które prowadzą do sporów z pracownikami albo kontroli PIP.
Co najczęściej jest robione źle
Typowe problemy to m.in.:
- traktowanie urlopu macierzyńskiego jak urlopu bezpłatnego – i przez to nieuwzględnianie go w stażu zakładowym,
- proporcjonalne obniżanie urlopu wypoczynkowego za czas urlopu macierzyńskiego,
- pomijanie okresu urlopu macierzyńskiego przy obliczaniu odpraw (np. przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika),
- błędne wystawianie świadectw pracy, w których okres zatrudnienia nie obejmuje w całości urlopu macierzyńskiego.
W razie sporu pracownica ma możliwość odwołania się do sądu pracy. Sądy konsekwentnie uznają, że urlop macierzyński jest integralnym elementem zatrudnienia i musi być uwzględniany przy liczeniu stażu pracy – czy to dla celów uprawnień pracowniczych, czy emerytalnych.
Podsumowanie – jak bezpiecznie podejść do tematu w firmie
Najprostsza zasada, która porządkuje większość wątpliwości, brzmi: jeżeli umowa o pracę trwa, urlop macierzyński liczy się do stażu pracy w pełnym wymiarze. Dotyczy to zarówno stażu u danego pracodawcy, jak i ogólnego stażu zatrudnienia, a także stażu emerytalnego.
Po stronie pracodawcy oznacza to konieczność:
- prawidłowego uwzględniania urlopu macierzyńskiego w stażu przy dodatkach, nagrodach i odprawach,
- nienaruszania wymiaru urlopu wypoczynkowego z powodu urlopu macierzyńskiego,
- dokładnego dokumentowania okresów zatrudnienia w świadectwach pracy.
Po stronie pracownika – warto sprawdzać, czy kadry prawidłowo liczą staż i wymiar urlopu oraz czy w świadectwie pracy okres zatrudnienia jest zgodny ze stanem faktycznym, łącznie z czasem urlopu macierzyńskiego. To często decyduje nie tylko o bieżących świadczeniach, ale też o przyszłej emeryturze.