Najczęściej stosowaną metodą zakończenia współpracy z usługodawcą jest po prostu „odpuszczenie” kontaktu i nieodbieranie telefonów. Problem w tym, że taka taktyka nie kończy żadnej umowy i potrafi narobić więcej kłopotów niż pożytku. Świadome, prawidłowe wypowiedzenie umowy o świadczenie usług pozwala zatrzymać koszty, uniknąć sporów i zabezpieczyć się na wypadek roszczeń drugiej strony.
Warto poznać różnice między swobodnym „kończymy współpracę”, a skutecznym, zgodnym z prawem wypowiedzeniem. Kilka dobrze sformułowanych zdań na piśmie może zdecydować o tym, czy uda się uniknąć zapłaty za niewykonane usługi albo odszkodowania. Poniżej omówiono zasady wypowiadania takich umów i przygotowano prosty wzór wypowiedzenia umowy o świadczenie usług, który można dostosować do własnej sytuacji.
Czym jest umowa o świadczenie usług i kiedy w ogóle można ją wypowiedzieć
Umowa o świadczenie usług to w praktyce bardzo szeroka kategoria. W ten sposób są rozliczani m.in. informatycy, marketingowcy, osoby prowadzące social media, księgowi, serwisanci, prawnicy czy trenerzy personalni. W kodeksie cywilnym taka umowa jest co do zasady traktowana jak umowa zlecenia (art. 750 k.c.), o ile nie ma dla niej szczególnych przepisów.
Dlaczego to ważne? Ponieważ do większości umów o świadczenie usług stosuje się zasady dotyczące zlecenia, w tym przepisy o wypowiedzeniu. Oznacza to przede wszystkim, że:
- umowę o świadczenie usług można co do zasady wypowiedzieć w każdej chwili,
- czasem trzeba jednak liczyć się z obowiązkiem zapłaty wynagrodzenia lub odszkodowania,
- strony mogą modyfikować te zasady w samej umowie (np. wprowadzić okres wypowiedzenia).
Najpierw trzeba więc zajrzeć do podpisanej umowy. Bardzo często znajduje się tam wyraźny paragraf o „rozwiązaniu umowy” lub „wypowiedzeniu”, w którym ustalono terminy i warunki zakończenia współpracy. Dopiero w braku takich postanowień wchodzi w grę domyślna regulacja z kodeksu cywilnego.
Podstawy prawne wypowiedzenia umowy o świadczenie usług
Kluczowy przepis to art. 746 kodeksu cywilnego. Od niego zaczyna się większość analiz sporów o wcześniejsze zakończenie współpracy usługowej.
Wypowiedzenie z ważnych powodów
Art. 746 k.c. stanowi, że dający zlecenie (zwykle klient) oraz przyjmujący zlecenie (usługodawca) mogą wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Bezpieczniej jest jednak, gdy wypowiedzenie następuje z tzw. ważnych powodów.
„Ważny powód” nie jest w przepisach szczegółowo zdefiniowany. W praktyce za takie powody uznaje się sytuacje, w których dalsza współpraca stała się:
- znacznie utrudniona (np. poważny konflikt między stronami),
- sprzeczna z interesem którejś ze stron (np. istotna utrata zaufania do usługodawcy),
- niemożliwa albo bezsensowna (np. utrata uprawnień, licencji lub poważna, trwała choroba usługodawcy).
Wypowiedzenie z ważnych powodów ma bardzo istotną konsekwencję: strona wypowiadająca co do zasady nie ponosi odpowiedzialności za szkodę, jaką druga strona poniosła z powodu przedwczesnego zakończenia umowy. Oczywiście trzeba się liczyć z rozliczeniem wykonanych już czynności (częściowe wynagrodzenie itd.), ale sam fakt wcześniejszego zakończenia współpracy nie rodzi odpowiedzialności za „utracone korzyści” z dalszej części umowy.
Dlatego w praktyce, jeśli tylko sytuacja na to pozwala, warto w treści wypowiedzenia wskazać konkretne, rzeczowe „ważne powody” i opisać je choćby w dwóch–trzech zdaniach.
Wypowiedzenie bez ważnego powodu
Możliwa jest również sytuacja, w której umowa jest wypowiadana „po prostu”, bez wskazywania szczególnych powodów lub z powodów, które trudno byłoby obronić jako „ważne”. Prawo co do zasady na to pozwala, ale z zastrzeżeniem konsekwencji finansowych.
Zgodnie z art. 746 k.c. strona, która wypowiada umowę bez ważnych powodów, może być zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez drugą stronę wskutek rozwiązania umowy. Chodzi np. o utracony zarobek z okresu, na który umowa była zawarta, a który nie zostanie już wykonany.
W praktyce oznacza to, że przy długoterminowych, dobrze płatnych umowach, lekkomyślne wypowiedzenie „bo już nie jest potrzebne” potrafi skończyć się istotnym roszczeniem odszkodowawczym. Spory sądowe w takich sytuacjach nie należą do rzadkości.
Umowę o świadczenie usług (traktowaną jak zlecenie) można co do zasady wypowiedzieć w każdym czasie – ale wypowiedzenie bez ważnych powodów otwiera drugiej stronie drogę do żądania odszkodowania.
Forma i terminy wypowiedzenia umowy o świadczenie usług
Jeśli umowa o świadczenie usług została zawarta na piśmie (a tak dzieje się najczęściej przy poważniejszej współpracy), wypowiedzenie również powinno mieć formę pisemną. To nie jest wymóg ważności, ale kwestia dowodowa – bez pisma łatwo o spór „słowo przeciwko słowu”.
Bezpieczny standard to wypowiedzenie:
- sporządzone na piśmie,
- podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji,
- wysłane pocztą z potwierdzeniem nadania/odbioru lub doręczone osobiście za pokwitowaniem.
Jeśli strony ustaliły w umowie formę wypowiedzenia (np. „wypowiedzenie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”), trzeba się tego trzymać. Naruszenie takiej klauzuli potrafi wywołać ciekawy spór o to, czy umowa w ogóle została skutecznie wypowiedziana.
Druga istotna kwestia to terminy wypowiedzenia. Kodeks cywilny ich nie narzuca, co oznacza, że przy zleceniu/umowie o świadczenie usług, jeśli nic nie zostało zastrzeżone, wypowiedzenie jest „natychmiastowe” – działa z chwilą, gdy dotrze do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.
Jednak w praktyce bardzo często w umowie pojawia się klauzula typu: „Stronom przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego”. Wtedy dopiero po upływie tego okresu następuje faktyczne zakończenie umowy, a strony mają czas na uporządkowanie spraw (przekazanie dokumentów, rozliczenia itd.).
Konsekwencje wypowiedzenia dla stron
Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług nie polega wyłącznie na odesłaniu pisma. Zawsze pojawia się pytanie: co z wynagrodzeniem, rozliczeniami, odpowiedzialnością za niewykonane lub źle wykonane usługi?
Wynagrodzenie i rozliczenia po wypowiedzeniu
Po skutecznym wypowiedzeniu trzeba rozliczyć się z tym, co już zostało wykonane. Zgodnie z kodeksem, przyjmującemu zlecenie należy się:
- wynagrodzenie za czynności już dokonane,
- zwrot uzasadnionych wydatków poniesionych w celu należytego wykonania umowy (jeśli były).
Jeśli umowa była ryczałtowa (np. stały abonament miesięczny), strony zwykle dzielą wynagrodzenie proporcjonalnie do okresu, w którym usługa faktycznie była świadczona. Warto to wyraźnie opisać w uzasadnieniu wypowiedzenia albo w osobnym porozumieniu rozliczeniowym, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
Niekiedy umowa przewiduje dodatkowo kary umowne za wcześniejsze wypowiedzenie. Wtedy należy w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dana kara dotyczy rzeczywiście rozważanej sytuacji (np. „wypowiedzenie bez ważnych powodów przed upływem 12 miesięcy”). Zdarza się, że mimo takiej klauzuli da się skutecznie powołać na ważne powody i uniknąć zapłaty kary.
Odpowiedzialność odszkodowawcza
Jeśli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnych powodów, druga strona może domagać się naprawienia szkody. W praktyce będą to najczęściej:
- utracone korzyści z niewykonanej części umowy (np. kilka miesięcy wynagrodzenia),
- koszty poniesione w związku z przygotowaniem do wykonywania umowy (np. zakup sprzętu „pod klienta”).
Z kolei jeśli to usługodawca wypowiedział umowę bez powodu, a klient z tego powodu poniósł szkodę (np. musiał nagle szukać droższego zastępstwa, zapłacił kary kontrahentom), również może próbować dochodzić odszkodowania.
Dlatego przed wysłaniem wypowiedzenia opłaca się na spokojnie przeanalizować, czy da się je uzasadnić „ważnymi powodami” oraz czy w umowie nie ma postanowień szczególnych (kary, odszkodowania ryczałtowe, minimalny czas trwania umowy).
Wzór wypowiedzenia umowy o świadczenie usług
Poniżej przykładowy wzór wypowiedzenia umowy o świadczenie usług. Należy go dostosować do konkretnej sytuacji: uzupełnić dane, numer umowy, daty oraz, jeśli to możliwe, wskazać rzeczywiste powody wypowiedzenia.
miejscowość, data
DANE NADAWCY (wypowiadającego)
nazwa / imię i nazwisko
adres
NIP / PESEL (jeśli dotyczy)
DANE ADRESATA
nazwa / imię i nazwisko
adres
Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług
Działając na podstawie art. 746 kodeksu cywilnego oraz § ... Umowy o świadczenie usług
z dnia .......... r. (dalej: „Umowa”), niniejszym wypowiedziana zostaje Umowa
z zachowaniem .................................................................
[wpisać: „okresu wypowiedzenia określonego w § ... Umowy, tj. ... dni / miesięcy”
albo: „ze skutkiem natychmiastowym”].
Jako ważne powody wypowiedzenia wskazuje się w szczególności:
1) .............................................................................
[krótkie, rzeczowe wskazanie przyczyn, np. utrata zaufania do sposobu
wykonywania usług, brak realizacji uzgodnionych działań, zmiana potrzeb,
inne istotne okoliczności],
2) .............................................................................
W związku z wypowiedzeniem Umowy proponuje się dokonanie rozliczenia wzajemnych
świadczeń stron, w szczególności:
- wynagrodzenia należnego za usługi wykonane do dnia rozwiązania Umowy,
- zwrotu ewentualnych wydatków poniesionych w związku z wykonywaniem Umowy,
- zwrotu przekazanych materiałów, dokumentów i innych rzeczy.
Prosimy o potwierdzenie otrzymania niniejszego wypowiedzenia oraz przedstawienie
propozycji rozliczenia w terminie ........ dni od dnia doręczenia pisma.
.....................................
podpis osoby uprawnionej
Taki wzór można modyfikować w zależności od roli (klient/usługodawca), a także doprecyzować kwestie techniczne, np. sposób zwrotu dostępu do systemów, przekazania plików czy dokumentacji.
Najczęstsze błędy przy wypowiadaniu umowy o świadczenie usług
Warto znać kilka typowych potknięć, które później kończą się nerwową wymianą pism albo sporami sądowymi.
1. Brak sprawdzenia treści umowy przed wypowiedzeniem. Często w dokumencie znajdują się szczególne zapisy o okresach wypowiedzenia, karach umownych, formie, a nawet o wyłączeniu możliwości wypowiedzenia przez określony czas. Wysłanie „standardowego” pisma bez weryfikacji takich klauzul potrafi postawić stronę w trudnej sytuacji.
2. Wypowiedzenie ustne lub mailowe przy zastrzeżonej formie pisemnej. Jeśli strony ustaliły, że zmiany i wypowiedzenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, lakoniczny e‑mail z treścią „kończymy współpracę” nie zadziała. W razie sporu umowa nadal będzie uznana za trwającą.
3. Brak wskazania „ważnych powodów” tam, gdzie realnie istnieją. Zdarza się, że wypowiedzenie jest obiektywnie uzasadnione (np. rażące zaniedbania usługodawcy), ale pismo jest lakoniczne i nie zawiera żadnego uzasadnienia. W sporze o odszkodowanie dużo trudniej wtedy wykazać, że wypowiedzenie było dokonane z ważnych powodów.
4. Ignorowanie rozliczeń po wypowiedzeniu. Samo wysłanie pisma to dopiero początek. Brak dalszej korespondencji w sprawie rozliczenia wynagrodzenia, zwrotu dokumentów czy danych dostępowych prowadzi często do zarzutów naruszenia umowy, a nawet roszczeń odszkodowawczych.
5. Mieszanie rezygnacji z usługi z wypowiedzeniem umowy. Często w regulaminach (np. serwisów internetowych) pojawia się rozróżnienie między „rezygnacją z pakietu” a „wypowiedzeniem umowy”. Skutki tych dwóch działań mogą być różne, podobnie jak terminy zakończenia rozliczeń. Warto czytać uważnie, z jakim mechanizmem ma się do czynienia.
Podsumowanie: co musi zawierać dobre wypowiedzenie umowy o świadczenie usług
Dobrze przygotowane wypowiedzenie umowy o świadczenie usług ma kilka wspólnych cech, niezależnie od tego, czy dotyczy prowadzenia social mediów, obsługi IT czy księgowości. Zawiera:
- jasne oznaczenie umowy (data, przedmiot, numer),
- wyraźne oświadczenie o wypowiedzeniu,
- wskazanie podstawy (przepis lub paragraf umowy, ewentualnie okres wypowiedzenia),
- opis ważnych powodów – jeśli wchodzą w grę,
- wzmiankę o konieczności rozliczenia i zwrotu materiałów/danych.
To kilka prostych elementów, które zdecydowanie poprawiają bezpieczeństwo prawne obu stron i ograniczają pole do niepotrzebnych sporów. W praktyce trudno o bardziej opłacalny dokument niż jedno, dobrze przygotowane wypowiedzenie – zwłaszcza gdy umowa była długoterminowa i obejmowała istotne kwoty.