Wniosek o wpis w księdze wieczystej – wzór i instrukcja wypełnienia

Wniosek o wpis w księdze wieczystej to podstawowy dokument składany do sądu rejonowego – wydziału ksiąg wieczystych – w celu ujawnienia stanu prawnego nieruchomości. Prawidłowe wypełnienie wniosku (najczęściej na formularzu KW-WPIS) ma kluczowe znaczenie, ponieważ dane z niego trafiają bezpośrednio do księgi wieczystej. Błędy formalne lub braki w treści mogą spowodować zwrot wniosku, opóźnienie wpisu, a w skrajnych przypadkach – odrzucenie wniosku.

Dokument powinien zawierać przede wszystkim: oznaczenie sądu i wydziału, dokładne oznaczenie księgi wieczystej (numer KW, sąd prowadzący), dane wnioskodawcy (oraz uczestników postępowania), jednoznaczne określenie żądanego wpisu (np. wpis własności, hipoteki, służebności), a także podstawę dokonania wpisu (np. umowa sprzedaży, akt notarialny, postanowienie sądu). Ważne jest również poprawne wyliczenie i uiszczenie opłaty sądowej.

Charakterystyczną cechą wniosku o wpis w księdze wieczystej jest jego formalny, urzędowy charakter. W treści nie stosuje się opisowych uzasadnień – zamiast tego wymienia się konkretne czynności (np. „wnoszę o wpis prawa własności na rzecz…”), wskazuje właściwe działy księgi (Dział II, III, IV) oraz załącza odpowiednie dokumenty źródłowe. Każdy załącznik należy jasno wyszczególnić, a w razie składania odpisów – zadbać, by były one poświadczone zgodnie z wymogami.

Poniższy wzór wniosku o wpis w księdze wieczystej ma charakter pomocniczy. Został przygotowany tak, aby ułatwić samodzielne sporządzenie dokumentu – zarówno w oparciu o formularz KW-WPIS, jak i w sytuacjach, gdy konieczne jest sporządzenie pisma uzupełniającego lub doprecyzowującego treść żądania. Poniżej znajdziesz również krótką instrukcję wypełnienia poszczególnych części wzoru.

Jak korzystać z powyższego wzoru wniosku o wpis w księdze wieczystej

Wzór ma na celu odzwierciedlenie układu informacji typowego dla formularza KW-WPIS, ale w formie klasycznego pisma procesowego. Możesz go wykorzystać zarówno jako samodzielny dokument, jak i jako pomoc przy wypełnianiu urzędowego formularza. Najważniejsze jest zachowanie kolejności i kompletności danych: sąd, numer księgi, oznaczenie nieruchomości, dane stron, treść żądania, podstawa wpisu, załączniki.

Układ pól (kropki, linie, tabelka) możesz dowolnie dopasować do swoich potrzeb – np. usunąć wiersze, jeśli w danej sprawie nie występują uczestnicy postępowania, albo dodać kolejne wiersze tabeli, gdy wniosek dotyczy kilku działek lub lokali. Istotne, by przy rozbudowie dokumentu zachować jednolite formatowanie oraz spójne nazewnictwo pól (np. zawsze „Wnioskodawca”, „Uczestnicy postępowania”).

Co można zmodyfikować w treści wniosku

Dane sądu i oznaczenie księgi wieczystej

W polu sądu wpisujesz zawsze sąd rejonowy właściwy dla położenia nieruchomości – nie dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Można rozwinąć opis wydziału (np. „III Wydział Ksiąg Wieczystych”), jeżeli sąd taką strukturę stosuje. Numer księgi wieczystej musi być zgodny z danymi z Portalu Ksiąg Wieczystych lub dokumentów notarialnych; literówki lub pomylenie cyfr są najczęstszą przyczyną wezwań do uzupełnienia braków.

Dane wnioskodawcy i uczestników

Jeśli wnioskodawcą jest spółka, zamiast numeru PESEL podajesz KRS i NIP. Możesz dodać także numer REGON, choć nie jest on wymagany. W przypadku kilku współwłaścicieli warto dopisać w tabelarycznej formie ich udziały (np. „1/2 części”), aby ułatwić sądowi wprowadzenie poprawnych danych do działu II księgi wieczystej. Pamiętaj, że adres do doręczeń może być inny niż adres zamieszkania – jeżeli korzystasz z usług profesjonalnego pełnomocnika, zazwyczaj wpisuje się jego kancelarię.

Żądanie wpisu i podstawa prawna

Największą swobodę modyfikacji masz w części „Treść wniosku (żądanie wpisu)”. Możesz dopasować ją do konkretnego zdarzenia prawnego: nabycia własności, ustanowienia hipoteki, działu spadku, zniesienia współwłasności czy wpisu ostrzeżenia o toczącym się postępowaniu. Kluczowe jest, aby żądanie było konkretne i jednoznaczne, np. „wnoszę o wpis w dziale IV księgi wieczystej hipoteki umownej w kwocie … zł na rzecz …”.

Na co szczególnie uważać przy składaniu wniosku

Załączniki i opłaty

Lista załączników we wzorze jest celowo szeroka. W praktyce sąd wymaga jedynie tych dokumentów, które potwierdzają podstawę wpisu i opłacenie wniosku, jednak warto rozważyć dołączenie również aktualnego wypisu z rejestru gruntów, gdy treść księgi wieczystej jest nieaktualna. Brak dowodu uiszczenia opłaty sądowej nie powoduje automatycznego odrzucenia, ale skutkuje wezwaniem do uzupełnienia, co wydłuża całą procedurę.

Zwróć też uwagę na formę dokumentów: jeżeli dołączasz odpis aktu notarialnego lub orzeczenia sądu, musi to być wypis/odpis urzędowy albo odpis poświadczony przez uprawnioną osobę (np. adwokata, radcę prawnego). Zwykłe kserokopie bez poświadczenia są zazwyczaj niewystarczające.

Spójność danych i podpis

Przed wydrukiem i podpisaniem wniosku porównaj wszystkie dane z dokumentami źródłowymi: numer KW, opis nieruchomości, dane osób, daty i sygnatury. Każda rozbieżność między wnioskiem a załącznikami może wymagać wyjaśnień, a czasem złożenia dodatkowych pism. Wniosek musi być podpisany własnoręcznie przez każdą osobę występującą jako wnioskodawca lub przez ich pełnomocnika. Jeżeli wysyłasz wniosek elektronicznie (np. przez ePUAP), zastosuj kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany, zgodnie z aktualnymi wymogami sądu.