Wezwanie do zapłaty wzór – pismo do pobrania

Wezwanie do zapłaty to formalne pismo, w którym wierzyciel domaga się uregulowania zaległej należności w określonym terminie. Prawidłowo przygotowane wezwanie do zapłaty wzór powinno zawierać przede wszystkim dokładne dane wierzyciela i dłużnika, opis podstawy zadłużenia (np. numer i datę faktury, umowy), a także precyzyjnie wskazaną kwotę wraz z informacją o ewentualnych odsetkach.

Bardzo ważnym elementem jest również wyznaczenie konkretnego terminu zapłaty, liczba dni na uregulowanie długu oraz jasne pouczenie, że brak płatności może skutkować skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego lub egzekucyjnego. Wezwanie do zapłaty pełni więc często funkcję pisma przedsądowego, które porządkuje sytuację i dokumentuje podjętą próbę polubownego rozwiązania sporu.

Dobry wzór wezwania do zapłaty powinien być zwięzły, przejrzysty i utrzymany w rzeczowym, profesjonalnym tonie. W praktyce oznacza to odpowiednie ułożenie treści: najpierw oznaczenie stron, następnie krótkie przedstawienie podstawy roszczenia, tabelaryczne zestawienie należności, a na końcu jasne żądanie zapłaty i pouczenie o dalszych krokach. Dzięki temu pismo jest czytelne zarówno dla dłużnika, jak i dla sądu, gdyby zostało dołączone do pozwu.

Poniżej znajdziesz prosty, edytowalny wzór wezwania do zapłaty do pobrania, który możesz dostosować do swojej sprawy oraz zapisać jako PDF jednym kliknięciem.

Jak korzystać z wzoru wezwania do zapłaty

Prezentowany powyżej wzór wezwania do zapłaty jest uniwersalny i może być wykorzystywany zarówno w relacjach między przedsiębiorcami (B2B), jak i w sprawach z osobami fizycznymi. Przed zapisaniem dokumentu jako PDF uzupełnij wszystkie puste pola, zwłaszcza dane wierzyciela i dłużnika, opis podstawy roszczenia oraz dokładną kwotę zadłużenia.

Pamiętaj, aby dane były zgodne z dokumentami źródłowymi (umową, fakturą, zamówieniem). Dzięki temu wezwanie będzie stanowiło spójny materiał dowodowy na wypadek późniejszego sporu sądowego.

Elementy, które możesz modyfikować

Dane stron i oznaczenie sprawy

Możesz dodać numer wewnętrzny sprawy, sygnaturę lub inny identyfikator, który ułatwi Ci późniejszą archiwizację. Jeżeli działasz w imieniu firmy, możesz dopisać również podstawę reprezentacji (np. członek zarządu, pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa).

W przypadku korespondencji z konsumentem warto używać prostego, zrozumiałego języka, unikając zbędnych skrótów i specjalistycznych określeń, które mogłyby być niejasne.

Zestawienie należności i odsetki

Tabela w szablonie to tylko przykład – możesz dodać lub usunąć wiersze, zmienić opisy pozycji, a nawet rozbić zadłużenie na kwotę główną, odsetki oraz koszty uboczne. Ważne, aby łączna kwota wskazana w tabeli zgadzała się z kwotą podaną w treści pisma.

Jeżeli naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie, zadbaj o ich prawidłowe obliczenie (okres, stawka, podstawa prawna). Możesz też dopisać w treści informację, że odsetki będą naliczane do dnia faktycznej zapłaty.

Termin płatności i konsekwencje braku zapłaty

W polskiej praktyce windykacyjnej stosuje się zwykle termin od 3 do 14 dni na spełnienie świadczenia, w zależności od sytuacji i wysokości długu. Wzór wezwania zawiera miejsce na wpisanie własnego terminu – nie zostawiaj tego pola pustego, bo bez wyraźnego terminu pismo traci część swojej mocy dyscyplinującej.

W części dotyczącej pouczenia możesz doprecyzować, jakie kroki podejmiesz w razie braku zapłaty: pozew w e-sądzie, pozew w sądzie właściwym miejscowo, skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej czy komornika po uzyskaniu tytułu wykonawczego.

Forma doręczenia wezwania do zapłaty

Dla własnego bezpieczeństwa najlepiej wysłać wezwanie do zapłaty listem poleconym za potwierdzeniem nadania lub doręczyć je osobiście za pokwitowaniem odbioru. W przypadku firm coraz częściej stosuje się także doręczenie drogą elektroniczną (e-mail), ale wtedy warto zachować dowód wysyłki i ewentualne potwierdzenie odczytu.

Pamiętaj, że dobrze przygotowane i prawidłowo doręczone wezwanie do zapłaty często pozwala zakończyć spór bez udziału sądu, a jeśli do procesu dojdzie – będzie stanowiło ważny dowód dochowania procedury przedsądowej.