Refaktura kosztów potrafi namieszać w rozliczeniach VAT, zwłaszcza gdy na fakturze pierwotnej widnieje inna stawka niż ta, którą intuicyjnie chciałoby się zastosować. Pomyłka w tym obszarze zwykle wychodzi na jaw dopiero przy kontroli, a wtedy korekty bywają bolesne. Zrozumienie, kiedy mamy do czynienia z refakturą, a kiedy z własną usługą oraz jakie stawki VAT stosować, to jedna z ważniejszych praktycznych umiejętności w księgowości kosztów. Tekst skupia się na zasadach, na które powołują się organy podatkowe, oraz na prostych przykładach z życia: najem, media, usługi telekomunikacyjne, transport czy usługi marketingowe. Celem jest pokazanie, jak bezpiecznie rozliczać refakturowane koszty w VAT i gdzie czyhają najczęstsze pułapki. Bez teorii dla teorii – tylko to, co naprawdę przydaje się w praktyce biura i firmy.
Czym właściwie jest refaktura kosztów
W potocznym języku „refaktura” bywa używana zbyt szeroko – jako każda faktura wystawiana „dalej” za coś, co zostało wcześniej kupione. Z perspektywy VAT to poważne uproszczenie.
Refaktura kosztów występuje wtedy, gdy podatnik przenosi koszt usługi na inny podmiot, nie zmieniając przy tym zakresu tej usługi. Dotyczy to co do zasady usług, a nie towarów. Sprzedawca końcowy działa tu jak pośrednik: kupuje usługę i w takim samym kształcie „odsprzedaje” ją dalej.
Przykład: właściciel biura wynajmuje lokal firmie i jednocześnie obciąża ją kosztem mediów zgodnie z faktycznym zużyciem. Nie świadczy własnej, odrębnej usługi energetycznej – tylko przenosi koszt energii elektrycznej, który otrzymał od dostawcy.
Jeśli natomiast koszt jest jedynie elementem kalkulacji ceny własnej usługi (np. konsultant dolicza koszty podróży do stawki za projekt), wtedy co do zasady nie ma refaktury – jest jedno świadczenie kompleksowe.
Refaktura a VAT – ogólne zasady
Podstawowa zasada wynika z orzecznictwa i praktyki organów: przy refakturowaniu usługi stosuje się taką samą stawkę VAT i taki sam moment powstania obowiązku podatkowego, jak przy usłudze pierwotnej. Refakturujący zachowuje się wobec odbiorcy tak, jakby sam świadczył tę samą usługę.
Jeżeli więc dostawca mediów wystawia fakturę z VAT 23%, refaktura mediów na najemcę również powinna zawierać 23% VAT – o ile faktycznie chodzi o proste przeniesienie kosztu, a nie element usługi najmu wliczony ryczałtowo w czynsz.
Najważniejsza praktyczna zasada: przy refakturze nie wymyśla się własnej stawki VAT. Co do zasady kopiowana jest stawka i charakter usługi z faktury pierwotnej, o ile przenoszony jest dokładnie ten sam zakres świadczenia.
Oczywiście, nie oznacza to „ślepego” kopiowania danych – trzeba ocenić, czy w danym układzie faktycznie dochodzi do refakturowania usługi, czy do świadczenia własnej, złożonej usługi (np. najem z mediami jako jedno świadczenie).
Refaktura kosztów a prawo do odliczenia VAT
Pod względem odliczenia VAT mechanizm jest prosty, ale wymaga konsekwencji. Podatnik, który ponosi koszt i następnie go refakturuje, zwykle:
- odlicza VAT z faktury pierwotnej (jeśli ma do tego prawo),
- nalicza VAT należny przy refakturze na odbiorcę,
- wykazuje VAT naliczony i należny w swoich deklaracjach.
W efekcie VAT staje się neutralny: podmiot „środkowy” nie powinien na refakturze ani zarabiać, ani tracić w zakresie podatku, o ile nabyta usługa jest związana z jego działalnością opodatkowaną. Problem zaczyna się tam, gdzie działalność jest mieszana (częściowo opodatkowana, częściowo zwolniona) – wtedy trzeba sprawdzać, czy prawo do odliczenia VAT z faktury pierwotnej nie jest ograniczone.
Media, najem, opłaty eksploatacyjne – klasyka refakturowania
Najczęściej spotykanym obszarem refakturowania są koszty mediów i opłat eksploatacyjnych w relacji wynajmujący–najemca. To także obszar, w którym popełnia się najwięcej błędów, bo granica między refakturą a usługą kompleksową jest cienka.
Media rozliczane według zużycia a VAT
Jeśli umowa najmu przewiduje odrębne rozliczanie wody, prądu, ogrzewania czy wywozu śmieci według faktycznego zużycia lub w oparciu o wskazane parametry (liczniki, metry, udziały), wtedy zwykle uznaje się, że dochodzi do refakturowania usług. Najemca płaci dokładnie takie koszty, jakie wynajmujący poniósł wobec dostawcy usług – plus ewentualna marża, jeśli jest jasno wskazana.
W takiej sytuacji:
- na refakturze stosuje się tę samą stawkę VAT, co na fakturze od dostawcy mediów,
- moment powstania obowiązku podatkowego w VAT co do zasady odpowiada momentowi z faktury pierwotnej (zwykle data wystawienia faktury przez dostawcę usługi),
- koszty mediów są osobnymi pozycjami na fakturze wynajmującego, obok czynszu.
Przykład: dostawca energii wystawia fakturę z VAT 23% na wynajmującego. Wynajmujący rozlicza najemcę według zużycia na podstawie licznika. Na refakturze energii również stosuje się VAT 23% i wykazuje tę pozycję odrębnie od czynszu najmu (który może być np. zwolniony z VAT).
Media wliczone w czynsz – kiedy nie ma refaktury
Inna sytuacja pojawia się, gdy w umowie zapisano, że najemca płaci jeden ryczałt, obejmujący zarówno czynsz, jak i media, bez rozbijania na odrębne pozycje, bez rozliczenia licznikowego.
W takiej konstrukcji fiskus zazwyczaj traktuje świadczenie jako usługę kompleksową najmu, a media jako element pomocniczy. W konsekwencji:
- nie ma refakturowania poszczególnych usług mediów,
- całość podlega jednej stawce VAT – takiej, jaka dotyczy usługi głównej (np. najmu),
- nawet jeśli faktura od dostawcy prądu ma 23% VAT, a najem lokalu biurowego jest zwolniony, wynajmujący może nie mieć prawa do pełnego odliczenia VAT od mediów.
To rozróżnienie ma konkretne skutki finansowe. Dlatego przy konstruowaniu umów najmu warto przemyśleć, czy intencją stron jest rzeczywiste refakturowanie mediów, czy stała opłata obejmująca wszystko.
Refaktura usług telekomunikacyjnych, transportu i marketingu
Refakturowaniu bardzo często podlegają też inne usługi: telefon, internet, transport czy nawet usługi marketingowe. Zasada ogólna pozostaje ta sama: jeśli przenoszona jest ta sama usługa, w takim samym zakresie, stosuje się tę samą stawkę VAT.
Usługi telekomunikacyjne i transportowe
Przykład praktyczny: spółka matka wykupuje dla całej grupy pakiet usług telekomunikacyjnych i „rozdziela” koszty na poszczególne spółki zależne.
Jeżeli:
- spółka matka tylko przenosi koszty na podstawie realnego zużycia (billing, limity, numery wewnętrzne),
- nie dodaje własnego świadczenia (np. obsługi IT, helpdesku, raportowania),
wówczas jest to klasyczne refakturowanie usług telekomunikacyjnych. Na fakturach między spółkami w grupie stosuje się tę samą stawkę VAT, którą stosuje operator (co do zasady 23% w Polsce).
Podobnie przy usługach transportu: firma transportowa świadczy usługę przewozu towaru dla pośrednika, a ten przenosi koszt na ostatecznego klienta, bez zmiany charakteru usługi. W takiej sytuacji refaktura transportu powinna odzwierciedlać pierwotną stawkę VAT.
Usługi marketingowe i pośrednictwo
Więcej wątpliwości budzą usługi marketingowe. Typowy scenariusz: agencja marketingowa kupuje od podwykonawców różne elementy kampanii (grafika, tekst, reklamy online), a następnie obciąża klienta końcowego „kosztami zewnętrznymi”.
W praktyce rzadko mamy tu do czynienia z refakturą w ścisłym sensie. Klient kupuje kompleksową usługę marketingową, a nie zestaw pojedynczych usług od podwykonawców. Koszty zewnętrzne są tylko elementem kalkulacji ceny. W efekcie:
- agencja wystawia klientowi fakturę z jedną stawką VAT dla całej usługi,
- nie ma obowiązku (ani sensu) kopiowania stawek z faktur podwykonawców,
- refaktura byłaby zasadna tylko wtedy, gdy faktycznie dochodzi do odrębnego przeniesienia określonej usługi, np. czystego zakupu mediów reklamowych bez marży.
Warto więc oddzielać w rozumowaniu: czy mowa o głównej usłudze, za którą odpowiada wykonawca, czy o neutralnym „przepuszczeniu” kosztu dalej.
Element marży na refakturowanych kosztach
Częste pytanie dotyczy tego, czy na refakturowanym koszcie można doliczyć marżę. Odpowiedź: można, ale zmienia się wtedy ekonomiczny sens transakcji.
Jeśli doliczana jest marża, w praktyce nie mamy już czystej refaktury, tylko własną usługę (np. zarządzania najmem, koordynacji usług, administrowania mediami). Fiskus nadal pozwala zwykle przejąć stawki VAT z faktury pierwotnej, ale teren robi się bardziej śliski: łatwiej uznać, że powstaje nowe, złożone świadczenie z własną logiką VAT.
Przy niewielkim narzucie technicznym (np. 1–3% za obsługę) często nadal wyobraża się to jako „refakturowanie z opłatą za administrowanie”, jednak kluczowe pozostają zapisy umowy oraz rzeczywisty charakter transakcji. Ważne, by marża nie była ukrywana – brak przejrzystości lub mieszanie różnych usług w jednym ryczałcie to gotowy przepis na spór z urzędem.
Refaktura kosztów a dokumentacja i opis na fakturze
Bez względu na typ usługi, przy refakturowaniu warto zadbać o dobrą dokumentację i jasny opis na fakturze. To w praktyce często decyduje, czy kontrola zaakceptuje zastosowaną stawkę VAT.
Dobrze, gdy:
- faktura jasno wskazuje, że chodzi o „refakturowanie kosztów [rodzaj usługi]”,
- opis zawiera okres lub zdarzenie, którego dotyczy koszt (np. „refaktura energii elektrycznej za 01–03.2026”),
- z umowy wynika, że strona ma prawo przenosić konkretny koszt na kontrahenta,
- zestawienie refakturowanych pozycji odpowiada faktycznym kosztom udokumentowanym fakturą pierwotną.
Im bardziej przejrzysta konstrukcja – tym mniejsze ryzyko, że urząd uzna, iż zamiast refakturować, świadczona jest złożona usługa z inną stawką VAT lub bez prawa do odliczenia.
Najczęstsze błędy i praktyczne wskazówki
W praktyce biur księgowych i działów finansowych powtarzają się podobne pomyłki związane z refakturowaniem:
- Stosowanie błędnej stawki VAT (np. zwolnienie z najmu lokalowego „rozciągane” na media refakturowane oddzielnie).
- Refakturowanie kosztów, które w rzeczywistości są elementem usługi własnej (np. podróże służbowe, zakwaterowanie przy usłudze konsultingowej).
- Brak zgodności między zapisami umowy a praktyką fakturowania.
- Brak powiązania między refakturowanym kosztem a oryginalną fakturą (problemy przy kontroli i odliczeniu VAT).
W codziennej pracy pomocne bywa proste pytanie kontrolne: czy dla odbiorcy końcowego ta usługa ma samodzielne znaczenie, czy jest tylko elementem innej usługi? Jeśli ma samodzielne znaczenie (np. najemca faktycznie decyduje o zużyciu mediów), refakturowanie jest zwykle zasadne. Jeśli nie – koszt powinien zostać wliczony w cenę usługi głównej, bez sztucznego refakturowania.
Świadome rozróżnienie tych dwóch sytuacji pozwala uniknąć zarówno zbyt optymistycznego odliczania VAT, jak i nadmiernej ostrożności, która generuje zbędne koszty podatkowe. Refaktura kosztów może być wygodnym i bezpiecznym narzędziem w rozliczaniu kosztów, pod warunkiem, że stoi za nią realny, przejrzysty model współpracy, a nie wyłącznie chęć „podciągnięcia” VAT pod korzystniejszą stawkę.