Masz w głowie konkretny pomysł na pomaganie innym albo szukasz stabilnej formy dla istniejącej już inicjatywy – w obu przypadkach fundacja może być dobrym rozwiązaniem. W tym tekście zakładana jest opcja pierwsza: start od zera, krok po kroku.
Celem jest pokazanie, co realnie trzeba zrobić, ile to trwa, ile kosztuje i gdzie można utknąć po drodze. Bez lania wody i bez straszenia – procedura jest do ogarnięcia, jeśli podejdzie się do niej jak do projektu, a nie jak do „papierologii nie do przejścia”.
Fundacja w Polsce to konkretna konstrukcja prawna: ma fundatora, majątek założycielski, cel społecznie użyteczny i działa na podstawie ustawy o fundacjach oraz swojego statutu. Wszystko inne – marka, logo, strona www – to dodatki. Bez tych czterech elementów rejestracja po prostu nie przejdzie.
Co trzeba wiedzieć zanim założysz fundację
Największy błąd na starcie to zaczynanie od nazwy i logotypu, zamiast od odpowiedzi na dwa pytania: po co ma istnieć fundacja i kto faktycznie będzie ją ciągnął. Urzędy papier przyjmą, ale życie szybko zweryfikuje, czy pomysł był przemyślany.
Fundacja w Polsce:
- działa w oparciu o cel społecznie lub gospodarczo użyteczny (np. edukacja, zdrowie, kultura, ekologia),
- tworzy ją fundator (osoba fizyczna lub prawna),
- musi mieć majątek założycielski określony w akcie fundacyjnym,
- podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
- może, ale nie musi, prowadzić działalność gospodarczą.
Fundacja nie jest dobrym wyborem, jeśli głównym celem jest zarabianie pieniędzy czy wyciąganie grantów „na cokolwiek”. Ustawowo ma służyć celom pożytku publicznego, a wszelki zysk musi wracać do realizacji tego celu, nie do kieszeni fundatora.
Fundacja to osobny byt prawny – po jej zarejestrowaniu majątek fundacji nie jest majątkiem fundatora. I odwrotnie: długi fundacji co do zasady nie są długami fundatora.
Fundator, cel i majątek założycielski
Na początku trzeba odpowiedzieć na trzy konkretne pytania: kto będzie fundatorem, jaki będzie cel fundacji i jaki majątek zostanie przeznaczony na start.
Fundatorem może być jedna lub kilka osób, również spółka czy inna organizacja. W praktyce wygodniej, gdy fundatorów jest niewielu – łatwiej wtedy podejmować decyzje i zmieniać statut w przyszłości.
Jak dobrze sformułować cel fundacji
Cel fundacji to nie jest ładne hasło na stronę. To podstawa działania i punkt odniesienia dla urzędów, grantodawców i sądu rejestrowego. Zbyt wąski – zablokuje rozwój, zbyt szeroki – będzie wyglądał podejrzanie albo nieprecyzyjnie.
Dobry cel fundacji:
- jest zgodny z ustawą o fundacjach (społecznie lub gospodarczo użyteczny),
- jest konkretny, ale nie zamyka drogi do rozwoju,
- da się go przełożyć na realne działania (projekty, programy),
- nie jest pisany językiem urzędniczym „dla samego brzmienia”.
Przykładowo, zamiast „pomoc ludziom” lepiej zapisać: „wspieranie osób zagrożonych wykluczeniem społecznym poprzez działania edukacyjne i doradcze”. Nadal szeroko, ale wystarczająco konkretnie, by było wiadomo, czym fundacja ma się zajmować.
Druga sprawa to majątek założycielski. Ustawa nie narzuca minimalnej kwoty, ale jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, na ten cel trzeba przeznaczyć co najmniej 1 000 zł. W praktyce lepiej od razu zapisać w akcie fundacyjnym choć kilka tysięcy złotych – zbyt niski majątek startowy może wzbudzić wątpliwości, czy fundacja będzie w stanie działać.
Majątek może być pieniężny (najprościej) lub niepieniężny (np. sprzęt, nieruchomość). Wkład niepieniężny wymaga bardzo precyzyjnego opisania, wyceny, a często też dodatkowych formalności – na start zwykle sensowniejszy jest wkład pieniężny.
Statut fundacji – fundament działania
Statut to dokument, który określa, jak fundacja będzie funkcjonować na co dzień. Sąd rejestrowy patrzy na niego bardzo dokładnie, więc warto poświęcić mu więcej czasu niż na sam wniosek do KRS.
Co koniecznie musi być w statucie
Statut fundacji powinien zawierać elementy wymagane przez ustawę, ale też kilka postanowień, które oszczędzą nerwów w przyszłości. Konieczne są m.in.:
- Nazwa i siedziba – nazwa nie może wprowadzać w błąd, siedziba to miejscowość, nie pełny adres.
- Cel lub cele fundacji – spójne z aktem fundacyjnym, opisane możliwie jasno.
- Rodzaje działalności – opis działań, które fundacja będzie podejmować, oraz ewentualna działalność gospodarcza (z kodami PKD).
- Majątek – wysokość funduszu założycielskiego i zasady gospodarowania majątkiem.
- Organy fundacji – najczęściej zarząd oraz ewentualnie rada fundacji.
- Reprezentacja – kto i w jakiej konfiguracji może składać oświadczenia woli (np. prezes samodzielnie, dwóch członków łącznie).
- Zasady zmian statutu i likwidacji – kto i jak może wprowadzać zmiany.
Przy organach fundacji warto bardzo dokładnie przemyśleć zasady powoływania i odwoływania członków zarządu oraz ewentualnej rady. Zbyt sztywne zapisy mogą skutecznie utrudnić wymianę osób, które przestaną być aktywne.
Dobrą praktyką jest wprowadzenie zapisów antykonfliktowych dotyczących np. wynagradzania członków organów, zawierania umów z osobami powiązanymi czy wyłączeń z głosowania w razie konfliktu interesów. Nie wszystkie są wymagane prawem, ale mogą później uratować fundację przed nieprzyjemnymi sytuacjami.
Wizyta u notariusza – akt fundacyjny
Akt fundacyjny to formalny dokument, w którym fundator oświadcza wolę ustanowienia fundacji, określając jej cel oraz majątek przeznaczony na realizację tego celu. Musi mieć formę aktu notarialnego.
Na wizytę u notariusza trzeba zabrać:
- dane fundatora (dowód osobisty, w przypadku firmy – odpis KRS, NIP, REGON),
- treść planowanego aktu fundacyjnego (często przygotowywana wcześniej w porozumieniu z kancelarią),
- informację o wysokości funduszu założycielskiego i sposobie jego wniesienia.
W tym momencie warto mieć też gotowy lub prawie gotowy statut. Można go przyjąć od razu w akcie fundacyjnym albo później, już uchwałą fundatora, ale spójność tych dokumentów oszczędza potem poprawek przy KRS.
Koszt aktu notarialnego zależy od kancelarii i regionu, ale przy prostych fundacjach zamyka się zwykle w kilkuset złotych. To pierwszy realny koszt założenia fundacji, obok późniejszych opłat sądowych.
Rejestracja fundacji w KRS krok po kroku
Po podpisaniu aktu fundacyjnego i przyjęciu statutu fundacja istnieje „w teorii”. Żeby zaczęła działać w obrocie prawnym, musi zostać wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej w KRS.
Obecnie wnioski składa się elektronicznie przez system PRSR (Portal Rejestrów Sądowych). Trzeba w nim utworzyć konto, wypełnić formularze i dołączyć skany dokumentów.
Najczęstsze błędy we wnioskach do KRS
Sądy rejestrowe bardzo skrupulatnie podchodzą do wniosków o wpis fundacji. Najczęstsze powody zwrotów i wezwań do uzupełnienia to:
- rozbieżności między treścią aktu fundacyjnego a statutem (np. inna nazwa, inny cel),
- brak podpisów pod uchwałami o powołaniu organów fundacji,
- źle określona reprezentacja (niezgodna z ustawą lub wewnętrznie sprzeczna),
- nieprecyzyjny opis prowadzonej działalności gospodarczej albo brak wskazania PKD,
- brak zgody osób wchodzących w skład organów na pełnienie funkcji.
Do wniosku dołącza się m.in.: akt fundacyjny, statut, uchwały o powołaniu zarządu (i rady, jeśli jest), zgody na pełnienie funkcji, oświadczenia o adresach do doręczeń członków organów.
Opłata sądowa za wpis fundacji do KRS to obecnie 250 zł, do tego 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (kwoty mogą się z czasem zmieniać, więc warto sprawdzić aktualne stawki). Sąd ma kilka tygodni na rozpatrzenie wniosku, ale w praktyce bywa różnie – od kilku dni do kilku miesięcy, zależnie od sądu i jakości dokumentów.
Działalność gospodarcza fundacji – tak czy nie?
Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą, ale nie jest to obowiązkowe. Decyzja o jej uruchomieniu wpływa na wysokość majątku założycielskiego (minimum 1 000 zł na ten cel), zakres obowiązków księgowych i podatkowych oraz potencjalne ryzyka.
Działalność gospodarcza w fundacji ma sens, gdy istnieje realny plan na sprzedaż usług lub produktów powiązanych z celem fundacji (np. szkolenia, publikacje, usługi doradcze). Jeśli pomysł na działalność jest mglisty, lepiej na starcie skupić się na działalności statutowej, darowiznach, grantach, 1,5% podatku (po uzyskaniu statusu OPP) i wrócić do tematu później.
Ważne: dochód z działalności gospodarczej fundacji musi być przeznaczony na realizację jej celów statutowych. Nie da się w legalny sposób „wyciągać zysków” do prywatnej kieszeni fundatora czy zarządu. Można natomiast wypłacać wynagrodzenia za pracę na rzecz fundacji, o ile jest to jasno uregulowane i zgodne z prawem.
Jeśli fundacja planuje działalność gospodarczą, trzeba pamiętać o dodatkowej rejestracji do VAT (jeśli przekroczone zostaną limity lub profil działalności tego wymaga) i pełniejszej księgowości. Księgowość fundacji z działalnością gospodarczą jest po prostu droższa i bardziej wymagająca.
Obowiązki po rejestracji: księgowość, sprawozdania, zmiany
Po uzyskaniu wpisu do KRS fundacja nie kończy przygody z dokumentami – tak naprawdę dopiero je zaczyna. Najważniejsze obszary to:
Księgowość – fundacja co do zasady prowadzi pełną księgowość. Możliwe są pewne uproszczenia przy bardzo małej skali działań, ale w praktyce większość fundacji korzysta z biur rachunkowych lub własnej księgowej. Od razu warto ustalić plan kont uwzględniający podział na działalność odpłatną, nieodpłatną i gospodarczą.
Sprawozdawczość – fundacja składa m.in. sprawozdania finansowe do KRS (elektronicznie), deklaracje podatkowe (CIT-8, nawet jeśli wynik jest zerowy), a po uzyskaniu statusu OPP – także sprawozdania do Narodowego Instytutu Wolności. Terminy są sztywne, a ich przekroczenie może skończyć się karami.
Zmiany w KRS – każda zmiana składu zarządu, adresu siedziby czy statutu wymaga aktualizacji wpisu w KRS. Warto pilnować, by dane w rejestrze odpowiadały rzeczywistości, bo wiele podmiotów (banki, urzędy, grantodawcy) opiera się na informacjach z KRS.
Osobny temat to status organizacji pożytku publicznego (OPP). To rozsądny kierunek dla fundacji, ale nie od razu – uzyskanie tego statusu wymaga spełnienia dodatkowych wymogów i przedstawienia historii działań. Na start lepiej skupić się na zbudowaniu stabilnego działania, a do OPP podejść wtedy, gdy fundacja faktycznie funkcjonuje i ma już za sobą pierwsze projekty.
Sensowna fundacja zaczyna się nie od KRS, tylko od jasnego celu, ludzi gotowych do pracy i realnego planu działań. Dokumenty tylko to porządkują – nie zastąpią treści.