Faktura bez VAT to podstawowy dokument sprzedaży dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z podatku lub wykonujących czynności poza zakresem VAT. Mimo braku podatku, dokument musi spełniać określone wymogi i nadawać się do ujęcia w księgowości zarówno u sprzedawcy, jak i u nabywcy. Poniższy przewodnik pokazuje, kiedy wystawia się fakturę bez VAT, co koniecznie musi się na niej znaleźć, jak ją poprawnie przygotować krok po kroku oraz jak dobrać odpowiedni wzór pod konkretny rodzaj działalności. Omówione są też najczęstsze błędy, które generują później problemy w rozliczeniach i kontrolach.
Kiedy stosuje się fakturę bez VAT
Fakturę bez VAT wystawia się przede wszystkim wtedy, gdy sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT albo dana sprzedaż jest zwolniona lub w ogóle nie podlega temu podatkowi. Sam fakt, że na fakturze nie ma kwoty podatku, nie oznacza jeszcze, że można ją wystawić w dowolny sposób – nadal obowiązują przepisy ustawy o VAT dotyczące struktury dokumentu.
Najczęstsze sytuacje, w których pojawia się faktura bez VAT:
- Zwolnienie podmiotowe – przedsiębiorca nie przekroczył limitu sprzedaży 200 000 zł rocznie i korzysta ze zwolnienia z art. 113 ustawy o VAT.
- Zwolnienie przedmiotowe – sprzedaż dotyczy usług lub towarów wymienionych w art. 43 ustawy, np. niektóre usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe.
- Sprzedaż poza zakresem VAT – np. odszkodowania, kary umowne czy niektóre transakcje wewnątrzgrupowe, które nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług lub dostawę towarów.
W praktyce fakturę bez VAT może wystawić zarówno jednoosobowa działalność, spółka cywilna czy spółka z o.o., jak i organizacja non-profit, o ile ma status podatnika dokonującego sprzedaży. Kluczowe jest, aby na dokumencie znalazła się odpowiednia adnotacja dotycząca VAT, wskazująca powód braku podatku.
Faktura bez VAT – faktura, która nie zawiera wykazanego podatku VAT, ale spełnia wymogi art. 106e ustawy o VAT i dokumentuje sprzedaż zwolnioną, niepodlegającą VAT lub dokonaną przez podatnika zwolnionego z VAT.
Podstawy prawne i rodzaje zwolnień a treść faktury
Konstrukcja faktury bez VAT wynika wprost z ustawy o podatku od towarów i usług. Podstawowym przepisem jest art. 106e ustawy o VAT, który określa elementy faktury oraz dopuszcza faktury bez wykazanego podatku w określonych sytuacjach. Zwolnienia, które stosuje się najczęściej, to:
Zwolnienie podmiotowe (art. 113 ustawy o VAT) – dla małych podatników, którzy nie przekroczyli limitu 200 000 zł sprzedaży w roku podatkowym. Na fakturze powinno pojawić się sformułowanie typu: „zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Dzięki temu nabywca od razu widzi, dlaczego nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Zwolnienie przedmiotowe (art. 43 ustawy o VAT) – dotyczy konkretnych rodzajów działalności, np. usług w zakresie opieki medycznej, edukacji, części usług finansowych. Na fakturze warto precyzyjnie wskazać podstawę: np. „zwolnienie z VAT – art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT”. W razie kontroli organ podatkowy od razu widzi, jaki przepis zastosowano.
Czynności niepodlegające VAT – w tym przypadku formalnie nie ma „zwolnienia”, bo transakcja w ogóle nie podpada pod zakres podatku. Na fakturze lub dokumencie księgowym stosuje się adnotację „nie podlega opodatkowaniu VAT”. Przykład: obciążenie kontrahenta karą umowną nie jest wynagrodzeniem za usługę, więc VAT się nie pojawia.
Odpowiednie wskazanie podstawy zwolnienia lub braku opodatkowania jest istotne nie tylko formalnie. Pozwala uniknąć sporów z kontrahentami (np. czy mają prawo do odliczenia) i ogranicza ryzyko zakwestionowania rozliczeń w przypadku kontroli skarbowej.
Obowiązkowe elementy faktury bez VAT
Faktura bez VAT zawiera większość typowych elementów zwykłej faktury, z jednym kluczowym wyjątkiem – nie ma na niej kwoty podatku ani stawki VAT. Zamiast tego potrzebna jest czytelna informacja, dlaczego podatek nie występuje. Minimalne dane określa art. 106e ustawy o VAT.
Dane sprzedawcy i nabywcy
Po stronie sprzedawcy muszą pojawić się pełne dane identyfikacyjne: nazwa firmy (lub imię i nazwisko), adres, numer NIP (jeśli został nadany). Nawet podatnik zwolniony z VAT ma numer NIP, jeżeli prowadzi działalność gospodarczą – jego brak będzie wyjątkiem, np. przy niektórych osobach fizycznych nieprowadzących działalności.
Po stronie nabywcy wymagane są również: nazwa (lub imię i nazwisko), adres oraz NIP – jeśli po drugiej stronie jest przedsiębiorca. W przypadku sprzedaży dla osoby prywatnej, która nie prowadzi firmy, numer NIP zwykle nie występuje; wystarczy imię, nazwisko oraz adres.
Opis sprzedaży, daty i płatność
Każda faktura bez VAT musi zawierać:
- datę wystawienia – dzień, w którym dokument zostaje sporządzony,
- datę dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia,
- numer faktury – nadany w sposób ciągły, umożliwiający identyfikację (warto stosować własny system numeracji, np. MIESIĄC/ROK/KOLEJNY_NR),
- nazwę towaru lub usługi – na tyle precyzyjną, by było jasne, czego dotyczy sprzedaż,
- ilość i jednostkę miary – jeśli towar lub usługa są mierzalne (sztuki, godziny, pakiety),
- cenę jednostkową i wartość netto sprzedaży,
- łączną kwotę do zapłaty – w fakturze bez VAT najczęściej równa jest wartości netto,
- termin płatności i formę płatności (przelew, gotówka, karta).
W wielu przypadkach praktyczne jest również wskazanie numeru rachunku bankowego i dodatkowych danych, takich jak numer zamówienia klienta czy numer umowy. Ułatwia to późniejsze kojarzenie faktur z konkretnymi projektami lub zleceniami.
Adnotacje dotyczące VAT
Kluczowym elementem, który odróżnia fakturę bez VAT od standardowej, jest odpowiednia adnotacja w polu opisu lub pod tabelą z pozycjami. Najczęściej stosowane zapisy to:
– „Sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” – przy zwolnieniu podmiotowym,
– „Sprzedaż zwolniona z VAT – art. 43 ust. 1 pkt … ustawy o VAT” – przy zwolnieniu przedmiotowym (należy uzupełnić właściwy punkt),
– „Transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT” – przy czynnościach poza zakresem ustawy.
Brak takiej informacji utrudnia interpretację dokumentu i bywa podnoszony w trakcie kontroli jako uchybienie formalne. Nie przekłada się to zwykle na automatyczne sankcje podatkowe, ale potrafi przedłużyć postępowania i wymaga dodatkowych wyjaśnień.
Jak wystawić fakturę bez VAT krok po kroku
Samo wystawienie faktury bez VAT od strony technicznej jest proste, zwłaszcza w programach do fakturowania. Większość systemów ma wbudowane szablony dla podatników zwolnionych, które automatycznie ukrywają kolumny z VAT. Ważne jest jednak, by poprawnie ustawić rodzaj zwolnienia i numerację dokumentów.
Sprzedaż dla firm (B2B)
W relacji firma–firma (B2B) nabywcy w większości przypadków potrzebują faktury, aby ująć wydatek w kosztach. Nawet jeśli sami są czynnymi podatnikami VAT, nie mają prawa do odliczenia podatku z faktury bez VAT, ale dokument jest potrzebny do rozliczenia podatku dochodowego i księgowości finansowej.
Standardowa procedura wygląda następująco:
- Sprawdzenie, czy klient jest przedsiębiorcą – pobranie danych z CEIDG lub KRS oraz numeru NIP.
- Wprowadzenie danych kontrahenta do programu: nazwa, adres, NIP.
- Wybór rodzaju dokumentu: „faktura bez VAT”, „faktura zwolniona” lub odpowiedni szablon w systemie.
- Dodanie pozycji: opis usługi/towaru, ilość, cena jednostkowa, wartość.
- Wpisanie adnotacji o zwolnieniu lub braku opodatkowania VAT.
- Wygenerowanie numeru zgodnie z przyjętą numeracją i zapis dokumentu w systemie.
Warto zadbać, by w nazwie dokumentu (np. w mailu z fakturą PDF) pojawiła się informacja, że jest to faktura bez VAT. Ułatwia to filtrowanie w systemach księgowych po stronie klienta.
Sprzedaż dla osób prywatnych (B2C)
W sprzedaży do konsumentów sytuacja jest bardziej zróżnicowana. W wielu branżach wystarczającym dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest paragon fiskalny. Faktura bez VAT jest wystawiana najczęściej wtedy, gdy klient o nią poprosi. Wówczas na fakturze umieszcza się dane osoby prywatnej: imię, nazwisko oraz adres.
Jeśli sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej, wystawiając fakturę do paragonu trzeba powołać się na numer tego paragonu. Pozwala to uniknąć podwójnego wykazania sprzedaży. W przypadku sprzedaży wysyłkowej lub usług online bez kasy fiskalnej, faktura bez VAT jest często dokumentem podstawowym, bez wcześniejszego paragonu.
Niezależnie od typu klienta, warto przechowywać kopie wszystkich faktur w jednym systemie – ułatwia to późniejsze generowanie plików JPK oraz przygotowanie do wejścia KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), który docelowo obejmie także wielu podatników zwolnionych.
Wzory faktur bez VAT do pobrania – omówienie
Gotowe wzory faktur bez VAT znacząco przyspieszają pracę, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności. Najważniejsze, aby szablon był kompletny pod względem wymaganych elementów i łatwo dawał się dostosować do specyfiki firmy. Poniżej opis dwóch praktycznych wariantów – prostego oraz rozszerzonego.
Prosty wzór dla działalności usługowej
Podstawowy wzór faktury bez VAT sprawdza się w jednoosobowych działalnościach usługowych, np. u grafików, trenerów, freelancerów IT czy copywriterów. Taki dokument zawiera jedną tabelę z pozycjami oraz kilka pól tekstowych nad i pod tabelą.
Typowa struktura prostego wzoru:
– nagłówek: „Faktura nr … / data wystawienia / data sprzedaży”,
– blok „Sprzedawca”: pełna nazwa, adres, NIP, opcjonalnie REGON i numer rachunku bankowego,
– blok „Nabywca”: dane firmy lub osoby prywatnej, adres, NIP (jeśli dotyczy),
– tabela z kolumnami: Lp., Nazwa usługi/towaru, Ilość, Jednostka, Cena jednostkowa, Wartość,
– podsumowanie: „Razem do zapłaty: … zł (słownie: …)”,
– pole „Sposób i termin płatności”: np. przelew 7 dni, nr konta,
– adnotacja o statusie VAT, np. „Sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Wzór w tej formie można przygotować w arkuszu kalkulacyjnym, dokumencie tekstowym lub użyć darmowych generatorów online, zapisując plik do PDF. Istotne, by nie usuwać pól wymaganych ustawowo podczas dopasowywania wyglądu dokumentu do identyfikacji wizualnej firmy.
Rozszerzony wzór z numerem zamówienia i projektem
Dla firm, które realizują większe zlecenia, projekty długoterminowe lub współpracują z korporacjami, przydatny jest wzór rozszerzony. Oprócz elementów podstawowych zawiera on dodatkowe pola, które ułatwiają rozliczenia i komunikację z działami zakupów po stronie klienta.
Taki szablon powinien dodatkowo przewidywać:
– pole „Numer zamówienia / PO” – często wymagany przez większe firmy,
– pole „Numer umowy / projektu” – pozwala jednoznacznie przypisać fakturę do konkretnej współpracy,
– miejsce na „Opis okresu rozliczeniowego” – np. „Usługi consultingowe za okres 01.01.2026–31.01.2026”,
– opcjonalnie pole na stopkę z warunkami współpracy (np. informacja o naliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie).
Rozszerzone wzory faktur bez VAT nadają się zarówno do prostych systemów fakturowych, jak i do integracji z systemami CRM czy narzędziami do zarządzania projektami. Kluczowe jest zachowanie czytelności: nadmiar pól informacyjnych nie może utrudniać odnalezienia podstawowych danych, takich jak kwota do zapłaty czy termin.
Najczęstsze błędy przy fakturach bez VAT i praktyczne wskazówki
Faktura bez VAT bywa traktowana zbyt swobodnie, co skutkuje później problemami przy kontroli lub w relacjach z kontrahentami. Wiele uchybień to detale formalne, ale ich kumulacja tworzy niepotrzebne ryzyko.
Najbardziej typowe błędy to:
- brak adnotacji o zwolnieniu lub „nie podlega VAT” – nabywca nie wie, z jaką transakcją ma do czynienia,
- niepełne dane nabywcy, szczególnie brak NIP przy transakcjach B2B,
- chaotyczna numeracja faktur, bez zachowania ciągłości i logiki (utrudnia to wykazanie kompletności sprzedaży),
- mieszanie na jednym szablonie sprzedaży zwolnionej i opodatkowanej bez wyraźnego rozdzielenia (w sytuacji, gdy podatnik częściowo zwolniony wejdzie później w VAT),
- nieaktualizowanie wzoru po zmianach w przepisach lub po zmianie formy prawnej działalności (np. przekształcenie JDG w spółkę).
Dobrą praktyką jest okresowy przegląd stosowanych wzorów faktur – przynajmniej raz w roku lub przy zmianie przepisów. Warto też na starcie ustalić spójny system numeracji, np. „FV/2026/01/001” dla faktur wystawianych w styczniu 2026 r. Taki wzór numeru jest czytelny, łatwy do sortowania i pomaga szybko zlokalizować dokument.
Jeśli firma korzysta z oprogramowania do wystawiania faktur, opłaca się skonfigurować stałe szablony: osobny dla faktur bez VAT przy zwolnieniu podmiotowym, osobny dla zwolnienia przedmiotowego. Zmniejsza to ryzyko pomyłki przy wpisywaniu podstawy prawnej i skraca czas wystawiania dokumentów, szczególnie przy większej liczbie transakcji.