Nie każda sprawa związana ze śmiercią bliskiej osoby wymaga biegania po urzędach miesiącami. Problem z dokumentami da się często załatwić szybciej, o ile wiadomo, jak działają przepisy i instytucje. W przypadku duplikatu karty zgonu najczęściej blokuje wszystko brak jasnej informacji, gdzie w ogóle z tym pójść. Poniżej rozpisano procedurę krok po kroku – od ustalenia, czy na pewno potrzebny jest duplikat karty zgonu, przez wybór właściwej instytucji, aż po konkretne dokumenty, o które urzędnik może poprosić. Bez prawniczego żargonu, ale zgodnie z realiami polskich przepisów.
Karta zgonu a akt zgonu – dwa różne dokumenty
Na starcie warto uporządkować jedno nieporozumienie, które regularnie pojawia się w praktyce. Większość osób mówi „karta zgonu”, gdy w rzeczywistości potrzebuje odpisu aktu zgonu z urzędu stanu cywilnego. To są dwa różne dokumenty, o zupełnie innym statusie prawnym.
Karta zgonu to dokument medyczny. Wystawia ją lekarz (albo lekarz sądowy, albo koronel w przypadku sekcji), najczęściej na specjalnym urzędowym formularzu. Na jej podstawie:
- urząd stanu cywilnego sporządza akt zgonu,
- zakład pogrzebowy może przeprowadzić pochówek,
- rodzina może dopełnić dalszych formalności (ZUS, ubezpieczenie, pracodawca).
Akt zgonu to natomiast akt stanu cywilnego sporządzany przez kierownika USC. Ma on charakter rejestru i to jego odpisy funkcjonują w obrocie prawnym – urzędy, sądy, ZUS, banki oczekują zwykle właśnie odpisu aktu zgonu, nie karty zgonu.
W większości spraw urzędowych wystarcza odpis aktu zgonu z USC. Karta zgonu jest dokumentem medycznym, a jej „duplikat” zależy od tego, czy i jak długo zachowano dokumentację pierwotną.
Zanim więc rozpocznie się procedurę pozyskania duplikatu karty zgonu, warto sprawdzić, czy instytucja prosząca o dokument nie zadowoli się odpisem aktu zgonu. Często tak bywa np. przy wypłacie zasiłku pogrzebowego czy sprawach spadkowych.
Kto może wystąpić o duplikat karty zgonu?
Przepisy nie regulują szczegółowo „duplikatu karty zgonu” tak, jak w przypadku odpisów aktów stanu cywilnego. Tutaj wchodzi w grę kilka reżimów prawnych – przede wszystkim dostęp do dokumentacji medycznej oraz ochrona danych osobowych.
W praktyce o wydanie kopii lub odtworzenie karty zgonu mogą wystąpić przede wszystkim:
- członkowie najbliższej rodziny zmarłego (małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo) – jako osoby uprawnione do pochówku i załatwiania spraw po zmarłym,
- osoba upoważniona pisemnie przez członka rodziny (np. pracownik zakładu pogrzebowego, pełnomocnik),
- instytucje publiczne, sądy, prokuratura – w ramach swoich uprawnień ustawowych.
Placówka medyczna lub lekarz prywatny mają obowiązek chronić dane medyczne. Dlatego do wniosku o duplikat karty zgonu zwykle trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające prawo do działania w imieniu zmarłego lub rodziny, np.:
- odpis aktu zgonu (jeśli jest już sporządzony),
- dokument tożsamości osoby składającej wniosek,
- ewentualne pełnomocnictwo.
Jeśli wniosek składa zakład pogrzebowy, coraz więcej placówek oczekuje krótkiego, odręcznego upoważnienia od członka rodziny zmarłego – z podaniem danych zmarłego, daty zgonu i zgody na odebranie dokumentu.
Gdzie złożyć wniosek o duplikat karty zgonu?
Kluczowe jest ustalenie, gdzie została wystawiona pierwotna karta zgonu. Od tego zależy, do kogo trzeba się zwrócić i czy w ogóle jest szansa na „duplikat” w ścisłym znaczeniu.
Zgon w szpitalu lub innej placówce medycznej
Jeżeli śmierć nastąpiła w szpitalu, hospicjum, DPS z opieką medyczną lub innej placówce leczniczej, karta zgonu jest częścią dokumentacji medycznej. W takiej sytuacji wniosek składa się do:
Dyrektora szpitala / kierownika placówki medycznej – zwykle do działu dokumentacji medycznej czy sekretariatu. W praktyce wystarczy prosty wniosek z danymi:
- imię i nazwisko zmarłego,
- PESEL (jeśli był nadany),
- data zgonu,
- oddział lub miejsce, gdzie nastąpił zgon,
- określenie, że chodzi o wydanie kopii karty zgonu lub odtworzenie karty zgonu (jeśli fizyczny egzemplarz zaginął przed rejestracją w USC).
Placówka najczęściej wydaje uwierzytelnioną kopię karty zgonu z dokumentacji medycznej lub wystawia nowy egzemplarz na podstawie danych z systemu, zaznaczając, że jest to kolejny egzemplarz.
Zgon w domu lub poza placówką medyczną
Jeśli zgon nastąpił w domu, w wypadku lub innym miejscu publicznym, kartę zgonu wystawia zazwyczaj:
- lekarz rodzinny,
- lekarz z Nocnej i Świątecznej Opieki Zdrowotnej,
- lekarz wzywany przez policję/prokuraturę,
- lekarz sądowy (po sekcji, na zlecenie prokuratora).
W takiej sytuacji trzeba ustalić, pod jaką placówką medyczną działał lekarz wystawiający kartę zgonu. To tam należy skierować wniosek o powielenie dokumentu lub zaświadczenie zawierające te same dane, co pierwotna karta.
Jeżeli kartę zgonu przechowywał lekarz przy prywatnym gabinecie, warto ustalić, czy dokument trafił do jakiejś większej jednostki (przychodni, NZOZ). Często właśnie tam znajduje się dokumentacja źródłowa.
Gdy potrzebny jest dokument „zamiast karty zgonu”
Zdarza się, że pierwotna karta zgonu została już przekazana do urzędu stanu cywilnego, zakładu pogrzebowego albo po prostu zaginęła. Niekiedy nie ma technicznej możliwości wydania kolejnego egzemplarza w takiej samej formie. W praktyce funkcjonują wtedy trzy rozwiązania:
- uwierzytelniona kopia z dokumentacji medycznej (jeśli karta została zeskanowana i jest w systemie),
- zaświadczenie lekarskie zawierające wszystkie informacje z karty zgonu,
- odpis aktu zgonu z USC – jeśli instytucja akceptuje ten dokument zamiast karty.
Dlatego warto zawsze zapytać w urzędzie, firmie ubezpieczeniowej czy innym podmiocie, czy koniecznie potrzebny jest duplikat karty zgonu, czy wystarczy odpis aktu zgonu. W wielu regulaminach wewnętrznych używa się potocznego sformułowania „karta zgonu”, a chodzi właśnie o akt zgonu.
Procedura uzyskania duplikatu karty zgonu – krok po kroku
Poniżej procedura w wariancie, który zwykle sprawdza się w praktyce. Kolejność kroków jest istotna – pozwala uniknąć wracania od urzędu do placówki medycznej i z powrotem.
-
Sprawdzenie, czego dokładnie wymaga instytucja
Najpierw warto zadzwonić lub napisać do instytucji, która zażądała dokumentu, i poprosić o pisemne wskazanie, jaki dokument jest wymagany: duplikat karty zgonu, czy może odpis aktu zgonu. Często już na tym etapie okazuje się, że wystarczy dokument z USC. -
Ustalenie, kto wystawił pierwotną kartę zgonu
Jeśli potrzebny jest faktycznie duplikat karty, trzeba ustalić: miejsce zgonu, nazwisko lekarza, nazwę placówki medycznej i datę wystawienia pierwotnej karty. Pomocne mogą być stare dokumenty zorganizowania pogrzebu, pisma z USC albo notatki z dnia zgonu. -
Kontakt z placówką medyczną
Po ustaleniu miejsca wystawienia karty najlepiej zadzwonić do rejestracji / działu dokumentacji medycznej. Warto zapytać, czy wystawiają duplikaty karty zgonu, w jakiej formie, w jakich godzinach i czy wymagają konkretnego wzoru wniosku. Część szpitali udostępnia formularze na stronie internetowej. -
Przygotowanie wniosku i załączników
Wniosek powinien zawierać co najmniej:- dane zmarłego (imię, nazwisko, PESEL, data zgonu),
- dane osoby wnioskującej,
- podstawę żądania (członek rodziny, pełnomocnik itd.),
- krótkie wskazanie celu – np. „do przedłożenia w ZUS / w postępowaniu spadkowym”
- konkretną prośbę: wydanie duplikatu karty zgonu lub uwierzytelnionej kopii.
Do wniosku dołącza się zwykle ksero dowodu osobistego oraz, jeśli jest dostępny, odpis aktu zgonu.
-
Złożenie wniosku i ewentualna opłata
Wniosek można złożyć osobiście, pocztą lub czasem mailowo (jeśli placówka to dopuszcza). Za wydanie kopii dokumentacji medycznej i zaświadczeń często pobierane są opłaty zgodnie z cennikiem danego podmiotu. Warto poprosić o informację o wysokości opłaty i numer rachunku do przelewu. -
Odbiór dokumentu
Duplikat karty zgonu lub dokument ją zastępujący wydawany jest zazwyczaj w terminie od kilku dni do maksymalnie 30 dni. Odbiór może być osobisty lub, na życzenie, dokument może zostać wysłany pocztą. Część placówek umożliwia przesłanie kopii elektronicznej (skan z podpisem elektronicznym lekarza / placówki).
Opłaty, terminy i najczęstsze problemy
W przeciwieństwie do odpisów akt stanu cywilnego, gdzie obowiązuje jednolita opłata skarbowa, przy duplikacie karty zgonu stosowane są stawki ustalane przez placówkę medyczną, zgodne z przepisami o dokumentacji medycznej.
Najczęściej pojawiają się trzy zagadnienia:
Wysokość opłaty
Szpitale i przychodnie mogą pobierać opłaty za wydanie kopii dokumentacji medycznej, w tym karty zgonu, według ustalonych stawek (zależnych np. od liczby stron). Zwykle są to kwoty rzędu kilku–kilkunastu złotych, ale zawsze warto sprawdzić aktualny cennik na stronie placówki.
Czas przechowywania dokumentacji
Nie każda dokumentacja medyczna jest przechowywana wiecznie. Co do zasady dokumentację związaną ze zgonem przechowuje się przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Po upływie tego okresu placówka ma prawo zniszczyć dokumenty. W praktyce oznacza to, że po bardzo wielu latach może już nie być możliwości uzyskania duplikatu karty zgonu.
Jeśli od śmierci bliskiej osoby minęło kilkadziesiąt lat, jedynym dostępnym dokumentem potwierdzającym zgon może być odpis aktu zgonu z urzędu stanu cywilnego lub odpis zupełny z rejestru stanu cywilnego.
Brak karty zgonu w dokumentacji
Zdarza się, że w archiwum szpitala czy przychodni nie ma fizycznego formularza karty zgonu, ale zachowały się wpisy w systemie oraz protokoły sekcji, karty informacyjne ze szpitala itp. W takiej sytuacji placówka może odmówić wydania „duplikatu karty zgonu” w dosłownym sensie, ale ma możliwość wystawienia zaświadczenia lekarskiego zawierającego te same kluczowe informacje (data, miejsce, przyczyna zgonu).
Najczęstsze sytuacje i gotowe rozwiązania
Dla porządku warto zebrać kilka powtarzających się scenariuszy pojawiających się w praktyce.
-
„ZUS prosi o kartę zgonu do zasiłku pogrzebowego”
W praktyce ZUS przyjmuje odpis aktu zgonu. Karta zgonu jest potrzebna na etapie zgłoszenia zgonu i organizacji pochówku, ale do wniosku o zasiłek wystarcza odpis aktu z USC oraz rachunki za pogrzeb. -
„Ubezpieczyciel żąda karty zgonu, a dokument zaginął”
Warto poprosić ubezpieczyciela o pisemną listę wymaganych dokumentów. W wielu przypadkach wystarczy odpis aktu zgonu i dokumentacja medyczna dotycząca leczenia przed śmiercią. Jeżeli jednak konieczna jest karta zgonu, trzeba wystąpić o jej kopię do placówki medycznej. -
„USC nie chce sporządzić aktu zgonu, bo karta zginęła po drodze”
W takiej sytuacji trzeba niezwłocznie zgłosić się do lekarza / placówki, która wystawiła pierwotną kartę, i poprosić o jej ponowne wystawienie lub duplikat, wyjaśniając, co się stało. Lekarz odtworzy dokument na podstawie posiadanych danych, z zaznaczeniem, że jest to kolejny egzemplarz. -
„Po latach rodzina potrzebuje dokumentu potwierdzającego przyczynę śmierci”
Jeśli karta zgonu nadal znajduje się w dokumentacji medycznej (nie minęło 20 lat), możliwe jest uzyskanie jej kopii lub zaświadczenia. Jeżeli dokumentacja została zniszczona – pozostaje odpis aktu zgonu i ewentualne akta sądowe/prokuratorskie, jeśli toczyło się postępowanie.
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę, zanim zacznie się biegać po urzędach
Uzyskanie duplikatu karty zgonu nie jest procedurą opisującą każdy krok w jednej ustawie, dlatego tyle w tym temacie chaosu. W praktyce wszystko sprowadza się do trzech prostych zasad: najpierw ustalić, czy faktycznie potrzebna jest karta zgonu, a nie odpis aktu zgonu, potem sprawdzić, kto i gdzie wystawił pierwotny dokument, a na końcu złożyć konkretny wniosek do odpowiedniej placówki medycznej, licząc się z drobną opłatą i kilkudniowym oczekiwaniem.
Dobrze przygotowany wniosek, z kompletem dokumentów i jasno opisanym celem, zazwyczaj znacząco przyspiesza sprawę. A w przypadku odmowy zawsze można poprosić o wydanie zaświadczenia lekarskiego z danymi z karty zgonu lub sięgnąć po odpis aktu zgonu z USC – to on jest formalnym dokumentem funkcjonującym w obrocie prawnym.