Umowa zlecenie potrafi zaskoczyć, gdy nagle pojawia się choroba, wypadek albo kontrola ZUS. Wystarczy jedno błędne założenie – na przykład, że „na zleceniu nie ma ZUS-u” – żeby pojawiły się zaległe składki albo brak zasiłku chorobowego. Dlatego warto przejść krok po kroku: najpierw zrozumieć, jakie ubezpieczenia dotyczą umowy zlecenia → potem sprawdzić najczęstsze wyjątki i zwolnienia → na końcu umieć od razu ocenić, czy w danej sytuacji przysługują składki i jakie. To nie jest teoria dla księgowych, tylko praktyczna wiedza, która realnie wpływa na wypłatę „na rękę” i ochronę w razie problemów zdrowotnych czy wypadku.
Jakie ubezpieczenia mogą wystąpić przy umowie zlecenia
Na umowie zlecenie pojawia się kilka rodzajów ubezpieczeń, ale nie wszystkie są zawsze obowiązkowe. Podstawowy podział wygląda tak:
- ubezpieczenia społeczne – emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe
- ubezpieczenie zdrowotne – dostęp do NFZ, lekarza rodzinnego, refundacji leków
- FP i FGŚP – Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (tylko w niektórych sytuacjach)
Najważniejsze: na umowie zlecenie ubezpieczenia społeczne mogą być obowiązkowe lub nie, w zależności od statusu zleceniobiorcy (student, emeryt, przedsiębiorca, etatowiec itd.). Natomiast ubezpieczenie zdrowotne jest co do zasady obowiązkowe, jeśli zlecenie jest tytułem do ubezpieczeń.
Przy „zwykłej” umowie zlecenia zawartej z osobą pełnoletnią, która nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, ZUS jest obowiązkowy: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne. Chorobowe – tylko na wniosek zleceniobiorcy.
Obowiązkowe a dobrowolne składki na umowie zlecenie
W praktyce przy umowie zlecenie kluczowe są dwie decyzje: czy umowa jest jedynym tytułem do ubezpieczeń i czy zleceniobiorca chce być objęty chorobowym. Te dwie rzeczy ustawiają cały „profil” składek.
Ubezpieczenia społeczne przy zleceniu – kiedy wchodzą automatycznie
Standardowo osoba na zleceniu, która nie ma innej pracy ani działalności, podlega:
- obowiązkowo: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu, zdrowotnemu
- dobrowolnie (na swój wniosek): chorobowemu
Zgłoszenie do ZUS robi zleceniodawca na formularzu ZUS ZUA. Od tej samej podstawy (zwykle wynagrodzenie brutto z umowy) liczone są składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Z nich następnie po odliczeniach liczona jest składka zdrowotna.
Jeśli zleceniobiorca zgłosi się do chorobowego, zyskuje prawo do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego, ale dopiero po upływie okresu wyczekiwania (zwykle 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego). To bywa kluczowe przy planowaniu ciąży lub gdy praca jest obiektywnie ryzykowna.
Ubezpieczenie chorobowe – kiedy ma sens na zleceniu
Warto chwilę zatrzymać się przy chorobowym, bo tu najczęściej pojawiają się rozczarowania. Składka jest dobrowolna, ale bez niej nie ma:
- zasiłku chorobowego po L4,
- zasiłku macierzyńskiego z tego tytułu,
- zasiłku opiekuńczego (opieka nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny).
Rezygnacja z chorobowego oznacza wyższą wypłatę „na rękę”, ale pełne ryzyko w razie dłuższej choroby. Zleceniobiorca często orientuje się w tym dopiero przy pierwszym poważnym L4, gdy ZUS odmawia wypłaty świadczenia, bo nie było opłacanej składki chorobowej.
Do chorobowego można przystąpić lub z niego zrezygnować, składając oświadczenie zleceniodawcy. Obecnie system kadrowo-płacowy w firmie powinien odzwierciedlić tę decyzję w zgłoszeniu do ZUS.
Umowa zlecenie a student, uczeń i osoba przed 26 rokiem życia
Najbardziej „uprzywilejowaną” grupą na zleceniu są uczniowie i studenci do 26 roku życia. Dla nich zasady są zupełnie inne niż dla reszty.
Jeśli osoba jest studentem (do dnia 26 urodzin) lub uczniem szkoły ponadpodstawowej i ma umowę zlecenie, to:
- nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tej umowy,
- nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu z tej umowy,
- zleceniodawca nie zgłasza do ZUS tej osoby z tytułu zlecenia.
W praktyce oznacza to, że takie zlecenie jest „bez ZUS-u” – cała kwota brutto (po podatku, a przy ulgach nawet bez podatku) trafia do zleceniobiorcy. Trzeba jednak pamiętać, że:
Brak składek ZUS to także brak okresów składkowych do emerytury, brak prawa do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego z tego tytułu oraz brak ochrony wypadkowej z ZUS. Ochrona zdrowotna studenta zwykle pochodzi z innego tytułu (rodzic, uczelnia, etat, własne zgłoszenie). Samo zlecenie tego nie zapewnia.
Po ukończeniu 26 roku życia lub utracie statusu studenta/ucznia – sytuacja zmienia się z dnia na dzień. Od tego momentu zlecenie staje się standardowo oskładkowane, chyba że pojawia się inny tytuł do ubezpieczeń (etat, działalność gospodarcza itd.).
Zlecenie a etat, działalność gospodarcza i kilka umów naraz
Wielu zleceniobiorców ma równolegle inne źródła zatrudnienia. Wtedy zasady ZUS na zleceniu się komplikują, ale opierają się na kilku powtarzalnych schematach.
Umowa o pracę i umowa zlecenie – co jest ważniejsze
Jeśli osoba ma etat z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym wynagrodzeniem za pracę, to ten etat jest głównym tytułem do ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że:
- z umowy o pracę są obowiązkowe wszystkie składki społeczne i zdrowotna,
- z umowy zlecenia – zasadniczo tylko składka zdrowotna (jako dodatkowy tytuł do zdrowotnego),
- składki emerytalne, rentowe i wypadkowe nie są z tego zlecenia obowiązkowe.
Jeżeli jednak etat ma bardzo niską pensję (poniżej minimalnego wynagrodzenia), ZUS może „dociągnąć” składki z umowy zlecenia, żeby łączna podstawa wymiaru składek społecznych za miesiąc nie była niższa niż minimalne wynagrodzenie. Wtedy zlecenie staje się częściowo oskładkowane społecznie.
Działalność gospodarcza i zlecenie
Przy prowadzeniu działalności gospodarczej sytuacja jest inna. Co do zasady to działalność jest tytułem do ubezpieczeń społecznych, a umowa zlecenie – dodatkiem. To oznacza zazwyczaj:
- z działalności: składki społeczne (chyba, że ulga typu „ulga na start” – wtedy bez społecznych) i zdrowotna,
- z umowy zlecenia: najczęściej tylko składka zdrowotna lub w ogóle brak społecznych, jeśli działalność „pokrywa” minimalną podstawę.
W praktyce trzeba sprawdzić, czy podstawa wymiaru składek z działalności (np. preferencyjny ZUS, mały ZUS plus, pełny ZUS) osiąga wymagane minimum. Jeżeli tak – umowa zlecenie będzie zwykle tylko tytułem do zdrowotnego lub nawet wyłącznie podatkowym.
Kilka umów zlecenia jednocześnie
Jeśli ta sama osoba ma kilka umów zlecenia w jednym czasie, ZUS patrzy na wszystkie łącznie. Pierwsza umowa, od której zgłoszono ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe), jest traktowana jako główny tytuł. Kolejne umowy:
- mogą podlegać tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- mogą zostać objęte społecznymi, jeśli zleceniobiorca tego zażąda (ale wtedy składki rosną).
Od 2022 r. zmieniły się też zasady zbiegu tytułów i podstawy wymiaru składek przy zleceniach, dlatego w przypadku kilku umów jednocześnie opłaca się każdorazowo sprawdzić aktualne interpretacje ZUS lub skorzystać z pomocy księgowej. Poleganie na „znajomych z pracy” w tym temacie bywa złudne.
Ochrona zdrowotna na zleceniu – kiedy jest, a kiedy jej nie ma
Ubezpieczenie zdrowotne z umowy zlecenia to osobny temat, bo wiele osób zakłada, że skoro „jest ZUS”, to „automatycznie jest NFZ”. Zasadniczo przy umowie zlecenie:
- jeśli są obowiązkowe ubezpieczenia społeczne – zdrowotne jest obowiązkowe,
- jeśli zlecenie jest tylko dodatkowym tytułem (przy etacie pełnym lub działalności) – zdrowotne może być odprowadzane tylko z jednego tytułu,
- student/uczeń na zleceniu – nie ma zdrowotnego z tej umowy.
Brak zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego z jakiegokolwiek tytułu skutkuje tym, że w systemie NFZ pojawia się „czerwony komunikat” i formalny brak uprawnień. Ratunkiem bywa zgłoszenie jako członek rodziny (małżonek, dziecko) albo dobrowolne ubezpieczenie w NFZ. Umowa zlecenie nie załatwia tego automatycznie – wszystko zależy od zbiegu tytułów.
Ubezpieczenie zdrowotne z umowy zlecenia nie jest „dodatkowym luksusem”, tylko warunkiem dostępu do publicznej opieki medycznej. Jeśli to jedyne źródło dochodu – brak zgłoszenia do zdrowotnego realnie odcina od NFZ.
Wypadek przy pracy na zleceniu a ubezpieczenie wypadkowe
W odróżnieniu od umowy o pracę, przy zleceniu wiele osób nie ma świadomości, że istnieje ubezpieczenie wypadkowe. Składka wypadkowa jest obowiązkowa, gdy zlecenie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli:
- zleceniobiorca podlega emerytalnemu i rentowym,
- zlecenie jest głównym tytułem do ZUS,
– wtedy podlega również wypadkowemu. To daje prawo do zasiłku chorobowego z tytułu wypadku przy pracy (zwykle wyższego niż standardowy), świadczenia rehabilitacyjnego czy jednorazowego odszkodowania z ZUS, jeżeli uszczerbek na zdrowiu jest trwały.
Jeśli zlecenie jest „bez ZUS-u” (np. student do 26 lat), wypadek przy wykonywaniu zlecenia nie jest wypadkiem przy pracy w rozumieniu ubezpieczeń społecznych. Możliwe są roszczenia cywilne wobec zleceniodawcy, ale nie ma standardowych świadczeń wypadkowych z ZUS.
Szczególne przypadki: emeryci, renciści i cudzoziemcy na zleceniu
Poza studentami i osobami na etacie warto zwrócić uwagę na trzy grupy: emerytów, rencistów i cudzoziemców.
Emeryci i renciści – co do zasady, jeśli podpisują umowę zlecenie, są obejmowani ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym tak jak inni dorośli, chyba że występuje zbieg tytułów (np. etat plus zlecenie). Nie obowiązuje tu „zwolnienie z ZUS z tytułu wieku”. Emeryt na zleceniu może mieć zarówno składki emerytalno-rentowe, jak i zdrowotne, co może delikatnie podwyższyć przyszłe świadczenie, ale często kosztem niższej wypłaty na bieżąco.
Cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy, Białorusi, innych państw) na umowie zlecenie są zgłaszani do ZUS na zasadach ogólnych, o ile podlegają polskiemu ustawodawstwu. Tu pojawiają się dodatkowe niuanse związane z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego (UE, umowy dwustronne), ale w codziennej praktyce firmy najczęściej traktują takie osoby jak polskich zleceniobiorców – z pełnym ZUS, o ile umowa nie dotyczy ucznia/studenta z odpowiednim statusem.
Jak w praktyce sprawdzić, czy na zleceniu jest ubezpieczenie
Teoria teorią, ale najważniejsze jest, jak w prosty sposób sprawdzić, czy konkretna umowa zlecenie daje ubezpieczenie. W praktyce wystarczy kilka kroków:
- Sprawdzić, czy istnieje inny tytuł do ubezpieczeń (etat, działalność, wcześniejsze zlecenie z ZUS).
- Ustalić status: student/uczeń do 26 lat, emeryt, rencista, cudzoziemiec – to ma kluczowe znaczenie.
- Zapytać zleceniodawcę, czy nastąpiło zgłoszenie do ZUS jako ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia) czy ZUS ZZA (tylko zdrowotne).
- W razie wątpliwości zajrzeć na PUE ZUS – po zalogowaniu widać aktualne tytuły do ubezpieczeń i okresy, od kiedy do kiedy trwało ubezpieczenie.
Na tej podstawie można jasno ocenić, czy umowa zlecenie:
- daje pełne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- tylko zdrowotne (np. przy pełnym etacie),
- jest całkowicie „bez ZUS-u” (np. student przed 26 rokiem życia).
Świadome podejście do umowy zlecenia oznacza nie tylko patrzenie na kwotę „na rękę”, ale także na to, jakie realne zabezpieczenie socjalne za tym stoi. W wielu sytuacjach niewielka różnica w wysokości składek przekłada się później na bardzo konkretne świadczenia – albo na ich całkowity brak.