Archiwizacja dokumentów – od czego w ogóle zacząć
Archiwizacja dokumentów w firmie lub kancelarii nie jest kwestią „porządku w szafkach”, tylko elementem odpowiedzialności prawnej. To, jak dokumenty są przechowywane, przez jaki czas i w jakiej formie, wprost wpływa na bezpieczeństwo podatkowe, pracownicze i cywilne podmiotu.
Znajomość podstawowych terminów przechowywania dokumentów i minimalnych wymogów archiwizacji pozwala uniknąć sporów z urzędami, problemów dowodowych w sądzie i kar za naruszenie ochrony danych osobowych.
W praktyce większość błędów wynika nie z braku dobrej woli, ale z chaosu: braku polityki archiwizacji, braku odpowiedzialnej osoby i sięgania po dokumenty „na pamięć”.
Ten tekst porządkuje najważniejsze zasady i pokazuje, jakie dokumenty trzeba trzymać, jak długo i w jakiej postaci, żeby spać spokojnie.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów
Na początku warto uporządkować podejście: archiwizacja to nie jednorazowa akcja, tylko stały proces. Dobrze przygotowana struktura segregatorów, teczek lub repozytoriów elektronicznych oszczędza później godziny nerwowego szukania.
Z prawnego punktu widzenia najważniejsze są trzy elementy: kompletność dokumentacji, czytelność (także po latach) oraz bezpieczeństwo dostępu do danych. Dopiero na czwartym miejscu pojawia się kwestia wygody czy estetyki.
- każdy rodzaj dokumentów powinien mieć przypisany okres przechowywania i miejsce przechowywania,
- za archiwizację powinna odpowiadać konkretna osoba (stanowisko, nie „wszyscy po trochu”),
- warto stosować jednolite nazewnictwo teczek i plików (np. rok_miesiąc_typ dokumentu),
- dostęp do dokumentów wrażliwych (kadrowych, medycznych, podatkowych) powinien być ograniczony i rejestrowany,
- cykliczny przegląd archiwum (np. raz w roku) pozwala usuwać dokumenty, których okres przechowywania już minął.
Przy dokumentach papierowych znaczenie ma również fizyczne zabezpieczenie – przed zalaniem, ogniem, ale też przed „zwykłym” zniszczeniem w wyniku częstego używania. W przypadku dokumentów elektronicznych konieczne jest tworzenie kopii zapasowych i dbanie o możliwość odczytu plików w przyszłości (formaty, oprogramowanie).
Minimalny okres przechowywania nie oznacza, że po jego upływie trzeba dokument natychmiast zniszczyć – oznacza tylko, że przed jego upływem nie wolno go usuwać.
Terminy przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych
Dokumenty księgowe i podatkowe są najczęściej kontrolowane przez urzędy, dlatego warto trzymać się tu twardych reguł wynikających z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.
Dokumenty podatkowe
Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi (PIT, CIT, VAT) przechowuje się co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dokumenty dotyczące roku 2024 wygasają dopiero z końcem 2030 r.
Do dokumentów podatkowych zalicza się m.in. deklaracje, korekty, potwierdzenia złożenia (UPO), pisma z urzędami, decyzje, a także dokumenty potwierdzające prawo do ulg i zwolnień. W razie sporu z organami podatkowymi to właśnie one będą podstawą obrony stanowiska podatnika.
Warto pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany (np. wszczęcie postępowania karno-skarbowego). W takiej sytuacji dokumentów absolutnie nie należy niszczyć „z automatu” po standardowych 5 latach, bo okres faktycznego przechowywania może się wydłużyć.
Z punktu widzenia praktyki lepiej przyjąć minimalny standard: nic, co może mieć znaczenie podatkowe, nie jest niszczone przed upływem pełnych 6 lat kalendarzowych. Pozwala to uniknąć pomyłek wynikających z liczenia „co do dnia”.
Dokumenty rachunkowe
Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przechowywania:
- ksiąg rachunkowych – przez co najmniej 5 lat,
- dowodów księgowych (faktur, rachunków, wyciągów bankowych) – również 5 lat,
- sprawozdań finansowych – co najmniej 5 lat, choć wielu przedsiębiorców zachowuje je bezterminowo.
Okres 5 lat liczy się, podobnie jak w podatkach, od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. Jeśli więc rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dokumenty za 2023 r. muszą być przechowywane co najmniej do końca 2028 r.
W przypadku spółek kapitałowych przechowywanie sprawozdań finansowych dłużej niż minimum ustawowe bywa rozsądne. Pozwala odtworzyć sytuację majątkową spółki przy starych transakcjach, a przy sporach z udziałowcami lub wierzycielami pełna historia finansowa jest bezcenna.
Wiele podmiotów stosuje zasadę „5 lat dla bieżących dokumentów, dłużej dla kluczowych”. W tej drugiej kategorii znajdują się m.in. umowy kredytowe, duże kontrakty czy dokumenty inwestycyjne – o nich niżej.
Archiwizacja dokumentacji kadrowej i pracowniczej
Dokumentacja pracownicza jest szczególnie wrażliwa – zawiera dane osobowe, dane o zdrowiu, wynagrodzeniu i przebiegu zatrudnienia. Tu przepisy zmieniały się kilkukrotnie, dlatego trzeba uważać na daty.
Akta osobowe pracowników
Obecnie co do zasady akta osobowe (części A–D) przechowuje się przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, ale dotyczy to osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca przekazuje do ZUS odpowiednie raporty.
Dla pracowników zatrudnionych wcześniej, w pewnych konfiguracjach, nadal może mieć zastosowanie okres 50 lat przechowywania dokumentacji. Przed zniszczeniem akt starszych pracowników lepiej każdorazowo zweryfikować, czy:
- zostały przekazane wymagane raporty do ZUS (np. ZUS RIA),
- został prawidłowo ustalony krótszy okres archiwizacji,
- nie ma toczących się sporów sądowych lub roszczeń dotyczących danego pracownika.
W aktach osobowych znajdują się dokumenty, które mogą być potrzebne wiele lat po zakończeniu pracy – choćby w kontekście emerytury, renty czy wypadków przy pracy. Dlatego ostrożność przy ich niszczeniu jest więcej niż wskazana.
W praktyce dobrze funkcjonuje zasada, by akta osobowe niszczyć nie „na styk” z upływem okresu przechowywania, ale po dodatkowym buforze czasowym (np. 2 lata). Daje to margines bezpieczeństwa na wypadek błędów w liczeniu terminów.
Dokumentacja płacowa i BHP
Dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń) często budzi wątpliwości co do okresu przechowywania. Po zmianach przepisów zwykle stosuje się tu zasadę spójności z aktami osobowymi – 10 lat, a w starszych sprawach nawet 50 lat.
Dokumentacja związana z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi powinna być przechowywana przez co najmniej 10 lat. Dla dokumentów dotyczących narażenia na czynniki rakotwórcze lub promieniowanie jonizujące okres ten sięga nawet 40 lat, a w niektórych przypadkach dłużej.
Warto też pilnować dokumentacji szkoleń BHP, badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych) oraz potwierdzeń zapoznania się z regulaminami i instrukcjami. To dzięki nim można obronić się w razie zarzutu naruszenia obowiązków pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Z punktu widzenia ochrony danych RODO kluczowe jest zapewnienie ograniczonego dostępu do dokumentacji pracowniczej – zarówno papierowej (szafy zamykane na klucz), jak i elektronicznej (uprawnienia, logi dostępu).
Dokumenty umowne i przedawnienie roszczeń
Umowy z kontrahentami, klientami i podwykonawcami nie mają jednego „magicznego” ustawowego terminu przechowywania. Trzeba patrzeć na okres przedawnienia roszczeń wynikających z konkretnej umowy.
Zasadniczy termin przedawnienia roszczeń cywilnych wynosi obecnie 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe (np. czynsz, odsetki) oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Często jednak w praktyce warto zachować dokumenty umowne dłużej, zwłaszcza gdy umowa dotyczyła dużej wartości lub długotrwałej współpracy.
Do przechowywania wymagają nie tylko same umowy, ale także:
- aneksy, porozumienia, wypowiedzenia,
- protokoły odbioru, notatki z negocjacji,
- korespondencja mailowa dotycząca istotnych ustaleń,
- reklamacje, wezwania do zapłaty, ugody.
W razie sporu to właśnie takie „drobne” dokumenty często przesądzają o wyniku sprawy w sądzie. Dlatego rozsądne jest przyjęcie zasady, że komplet dokumentacji dotyczącej konkretnego kontraktu przechowuje się co najmniej przez cały okres przedawnienia roszczeń plus dodatkowe 2–3 lata.
Dokumenty elektroniczne a papierowe – co wolno, a czego lepiej unikać
Wiele osób pyta, czy można wyrzucić papier, jeśli ma się skan dokumentu. Odpowiedź brzmi: to zależy, ale zbyt pochopne wyrzucanie oryginałów bywa ryzykowne.
Co do zasady, ustawa o rachunkowości dopuszcza przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pod warunkiem zachowania ich czytelności, kompletności i możliwości wydruku. Niektóre dokumenty (np. z podpisem notarialnie poświadczonym, umowy przenoszące własność nieruchomości, niektóre dokumenty korporacyjne) z natury mają znaczenie w oryginale i tu skan nie zastąpi dokumentu papierowego.
Bezpiecznym podejściem jest rozróżnienie:
- dokumenty, które można spokojnie przenieść do postaci elektronicznej (większość faktur, korespondencja, wewnętrzne notatki),
- dokumenty, które powinny pozostać w oryginale (akty notarialne, umowy o dużej wartości, dokumenty wymagające własnoręcznego podpisu dla ważności).
Przy dokumentach elektronicznych kluczowe jest wdrożenie procedur backupu: kopie na osobnym serwerze, w chmurze, regularne testy odzyskiwania danych. Warto też zadbać o formaty plików – zapisywanie wszystkiego w egzotycznym programie, którego za kilka lat nikt nie otworzy, może okazać się kosztowne.
Niezależnie od formy (papier czy cyfrowo) ważna jest możliwość szybkiego udostępnienia dokumentu na potrzeby kontroli lub postępowania sądowego. Bałagan w nazwach plików i folderach potrafi być równie uciążliwy jak nieopisane segregatory.
Likwidacja dokumentów – jak niszczyć, żeby nie złamać prawa
Ostatni etap cyklu życia dokumentu jest często zaniedbywany. Tymczasem niewłaściwe niszczenie dokumentów może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych lub tajemnicy przedsiębiorstwa.
Dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe, handlowe czy techniczne nie powinny trafiać do zwykłego kosza. Standardem jest niszczarka o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa lub wyspecjalizowana firma zajmująca się utylizacją dokumentów, z którą zawiera się umowę powierzenia przetwarzania danych.
Dobrą praktyką jest prowadzenie protokołów brakowania – krótkich zapisów wskazujących, jakie dokumenty, z jakiego okresu i w jakiej dacie zostały zniszczone. W razie wątpliwości można wówczas wykazać, że usunięcie dokumentacji nastąpiło zgodnie z obowiązującymi terminami.
W przypadku nośników elektronicznych (dyski, pendrive’y, stare serwery) samo „skasowanie plików” nie wystarcza. Dane powinny być nadpisane lub nośnik fizycznie zniszczony, tak aby nie było możliwości odtworzenia informacji przez osoby trzecie.
Archiwizacja kończy się dopiero w momencie prawidłowego i udokumentowanego zniszczenia dokumentów po upływie okresu przechowywania – dopiero wtedy można mówić o zamknięciu pełnego cyklu życia dokumentu.