Wiele osób marzy o własnym kebabie, ale zatrzymuje się na etapie pytań o sanepid, pozwolenia i koszty formalne. Najczęściej blokuje nie brak pomysłu, tylko strach przed papierologią i ryzykiem utopienia pieniędzy w złej lokalizacji. Dobrze rozplanowana ścieżka: od wyboru formy działalności, przez odbiory sanepidu, po pozwolenie na ogródek i szyld – realnie skraca start o tygodnie i ogranicza kosztowne wpadki. Ten tekst przeprowadza po formalnościach krok po kroku, z naciskiem na to, co naprawdę sprawdzają urzędy. Rozwiązaniem jest poukładanie działań w kolejności, którą da się przejść sprawnie, zamiast gasić po drodze dziesięć pożarów naraz.
Forma działalności i rejestracja firmy
Na start kebabu prawie zawsze wybierana jest jednoosobowa działalność gospodarcza albo spółka z o.o.. Pierwsza jest prostsza i tańsza w obsłudze, druga lepiej chroni prywatny majątek, gdy coś pójdzie nie tak (np. długi czynszowe, spory z pracownikami). Przy małym, pierwszym lokalu zwykle zaczyna się od działalności, a spółkę rozważa przy kolejnym punkcie.
Rejestracja działalności w CEIDG jest darmowa i odbywa się online lub w urzędzie gminy. We wniosku warto od razu wskazać odpowiedni PKD 56.10.A – Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne, ewentualnie dodatkowe kody, jeśli planowane są dowozy czy catering. Od razu przy rejestracji określa się formę opodatkowania (najczęściej podatek liniowy lub zasady ogólne) oraz zgłasza do ZUS. Spółka z o.o. wymaga już umowy spółki, kapitału zakładowego (min. 5 000 zł), wpisu do KRS i dodatkowej księgowości – bardziej skomplikowane, ale czasem warte zachodu.
Lokal pod kebab – wymagania i pułapki
Dobry lokal dla kebabu to nie tylko ruchliwa ulica. Trzeba szybko sprawdzić trzy rzeczy: warunki techniczne, układ pod gastronomię i zapisy w umowie najmu. Pominięcie choć jednego z tych punktów potrafi zabić biznes jeszcze przed otwarciem.
Wymogi techniczne lokalu
Lokal przeznaczony na kebab musi spełniać wymogi lokalu użytkowego z przeznaczeniem gastronomicznym. Kluczowe są: odpowiednia wentylacja (najlepiej mechaniczna, wyciąg nad urządzeniami grzewczymi), przyłącza wody zimnej i ciepłej, kanalizacja, a także możliwość wydzielenia zaplecza. Sanepid pyta także o dostęp do WC dla personelu i gości – można rozwiązać to wspólną toaletą na korytarzu, jeśli umowa najmu daje takie prawo.
Przed podpisaniem umowy warto poprosić właściciela o decyzję o pozwoleniu na budowę / zmianie sposobu użytkowania, jeśli lokal był kiedyś przebudowywany, oraz o dokumenty instalacji (kominiarz, przegląd elektryki). Często dopiero z nich wychodzi, że np. wentylacja nie jest wydolna na piec + rożen.
Układ funkcjonalny i projekt
Kebab potrzebuje osobnego zaplecza: magazynku na produkty suche, lodówki i zamrażarki, miejsca na zlew dwukomorowy, zlew do rąk oraz strefę mycia. Część produkcyjna musi być oddzielona od sali dla gości w sposób pozwalający zachować czystość i ciąg technologiczny (brak krzyżowania się „brudnych” i „czystych” dróg). Dobrą praktyką jest zlecenie projektu technologicznego gastronomii specjaliście – ten sam projekt często później jest załącznikiem do dokumentów dla sanepidu.
Projekt powinien pokazywać ustawienie urządzeń, zlewów, ciągów roboczych, lodówek oraz drogę produktów od dostawy aż po wydanie klientowi. Sanepid naprawdę zwraca uwagę na szczegóły: gdzie myte są warzywa, gdzie obróbka mięsa, gdzie trzymane są środki czystości.
Sanepid – zgłoszenie i wymagania higieniczne
Bez pozytywnej decyzji Państwowej Inspekcji Sanitarnej kebab nie może ruszyć. W praktyce większość pytań i stresu dotyczy właśnie tej instytucji. Tymczasem wiele problemów można uciąć na etapie projektu i wyposażania lokalu.
Procedura zgłoszenia do sanepidu
Przed uruchomieniem kebabu działalność należy zgłosić do sanepidu jako zakład żywienia zbiorowego otwartego. W zgłoszeniu umieszcza się m.in.: dane firmy, opis działalności (na miejscu, na wynos, dowozy), zakres obróbki żywności, opis pomieszczeń i wyposażenia. Dołącza się też rzut lokalu z naniesionym wyposażeniem oraz opis ciągu technologicznego.
Po złożeniu dokumentów sanepid ma zwykle do 14 dni na przeprowadzenie kontroli – w praktyce terminy bywają różne, zależnie od regionu. Kontrola sprawdza m.in.: stan ścian, podłóg, łatwość mycia powierzchni, dostęp do ciepłej i zimnej wody, działanie wentylacji, oznakowanie, warunki przechowywania żywności. Braki można czasem uzupełnić już po kontroli, ale lepiej podejść do niej z lokalem faktycznie przygotowanym.
Wymogi sanitarne w kebabie
Oprócz samego lokalu sanepid interesuje się też dokumentacją i organizacją pracy. W kebabie muszą funkcjonować:
- procedury higieniczne (HACCP/GHP/GMP) – choć uproszczone, ale spisane i wdrożone,
- harmonogram i rejestry mycia, dezynfekcji i kontroli temperatur,
- badania wody (jeśli korzysta się z własnego ujęcia lub jest taki wymóg),
- książeczki sanepidowskie / orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych dla pracowników.
Niezależnie od formalnych procedur, duże znaczenie ma zdrowy rozsądek: osobne deski do mięsa i warzyw, wyraźne etykiety na produktach w lodówkach, pilnowanie dat ważności. W kebabach kontrolowany jest też często sposób przechowywania sosów i dodatków – czy nie stoją godzinami w temperaturze pokojowej.
W praktyce urzędnicy sanepidu bardziej doceniają prosty, konsekwentny system higieny niż idealnie rozbudowaną dokumentację, która leży w segregatorze i nie ma związku z tym, co dzieje się na zapleczu.
Pozwolenia budowlane, kominiarz, BHP i ppoż.
Kebab to lokal z ogniem, tłuszczem i ruchem klientów, więc służby techniczne nie patrzą na niego jak na zwykłe biuro czy sklep odzieżowy. Trzeba zadbać o kilka pozwoleń i protokołów jeszcze przed startem.
Jeśli lokal wymaga większego remontu (zmiany ścian, wentylacji, wejść), może być konieczne zgłoszenie robót budowlanych lub nawet pozwolenie na budowę / zmianę sposobu użytkowania. Warto skonsultować się z projektantem lub architektem, który oceni, czy sam remont „pod klucz” nie wchodzi już w obszar formalności budowlanych.
Do dokumentów otwarcia często potrzebne są także:
- protokół z przeglądu kominiarskiego (sprawność przewodów wentylacyjnych i spalinowych),
- protokół z przeglądu instalacji elektrycznej,
- instrukcja bezpieczeństwa pożarowego (dla większych lokali) oraz przeszkolenie z ppoż.,
- właściwie rozmieszczone i serwisowane gaśnice oraz oznakowanie dróg ewakuacyjnych.
Kontrola straży pożarnej pojawia się zwykle przy większych lokalach lub gdy sanepid albo urząd miasta ma wątpliwości co do bezpieczeństwa. W mniejszych punktach przyziemnych często wystarczają aktualne przeglądy i gaśnice zgodnie z przepisami.
Koncesje, opłaty i zgłoszenia dodatkowe
Standardowy kebab, który sprzedaje jedzenie i napoje bezalkoholowe, nie wymaga szczególnych koncesji. Schody zaczynają się przy alkoholu, zewnętrznym ogródku czy głośniejszej muzyce.
Sprzedaż piwa, wina czy mocniejszych trunków wymaga uzyskania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z urzędu gminy/miasta. Wniosek składa się z kompletem dokumentów: tytuł prawny do lokalu, zaświadczenia z US i ZUS o niezaleganiu, opinia sanepidu, informacje o powierzchni sprzedaży. Do tego dochodzi opłata za koncesję uzależniona od planowanego obrotu alkoholem.
Jeśli planowany jest ogródek przed lokalem, najczęściej konieczne bywa uzyskanie zgody zarządcy terenu (właściciel działki, gmina, ZDM) oraz opłacanie czynszu lub opłaty za zajęcie pasa drogowego. Do tego dochodzą kwestie estetyczne: rodzaj parasoli, ogrodzeń, ewentualne markizy – większość miast ma własne wytyczne.
W lokalach grających muzykę w tle, nawet z radia, trzeba pamiętać o uregulowaniu kwestii praw autorskich (ZAIKS i pokrewne organizacje). To kolejna comiesięczna opłata, ale lepiej ją wkalkulować niż tłumaczyć się przy kontroli.
Umowy z dostawcami, wywóz odpadów i utylizacja
Kebab potrzebuje stałego łańcucha dostaw: mięso, pieczywo, warzywa, sosy, napoje, opakowania jednorazowe. Z punktu widzenia formalności istotne jest, by każdy dostawca był legalnie działającym podmiotem, a mięso i produkty chłodnicze docierały transportem spełniającym wymogi sanitarne. Przy ewentualnych kontrolach warto móc pokazać faktury i specyfikacje produktów.
Osobnym tematem jest gospodarka odpadami. Z lokalną firmą podpisuje się umowę na odbiór odpadów komunalnych, a w razie korzystania z frytownic – także na odbiór zużytego oleju i tłuszczów. Te nie mogą trafiać do kanalizacji ani zwykłego śmietnika. W wielu gminach sanepid i urzędy miasta wymagają okazania takich umów przy pierwszych kontrolach po otwarciu.
Dobrze skonstruowana umowa na wywóz odpadów tłuszczowych i odpadów zmieszanych potrafi obniżyć koszty eksploatacji lokalu o kilkaset złotych miesięcznie, szczególnie przy dużym obłożeniu i pracy do późnych godzin.
Pracownicy, umowy i szkolenia
Nawet mały kebab rzadko działa wyłącznie siłami właściciela. Potrzebni są kucharze, osoby wydające dania, czasem kierowcy do dowozów. Z punktu widzenia formalności kluczowe są prawidłowe umowy, zgłoszenia do ZUS i szkolenia BHP.
Pracownicy na kuchni i przy wydawce powinni posiadać aktualne orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych (tzw. książeczki sanepidowskie). Bez tego formalnie nie powinni mieć kontaktu z żywnością. Każda zatrudniona osoba musi przejść też szkolenie BHP, a warunki socjalne (szatnia, miejsce do przechowywania odzieży) muszą być zgodne z przepisami.
W praktyce kebaby często korzystają z miksu umów o pracę, zleceń i rozwiązań sezonowych. Warto pilnować legalności zatrudnienia cudzoziemców – w tej branży częste są kontrole straży granicznej i PIP. Mandat za nieprawidłowe dokumenty czy brak umowy bywa większy niż miesięczny zysk z lokalu.
Kasa fiskalna, podatki i ewidencja sprzedaży
Sprzedaż w kebabie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej – wyjątki praktycznie nie dotyczą gastronomii. Kasa powinna być zgłoszona do urzędu skarbowego, a paragony wydawane każdemu klientowi, niezależnie od tego, czy zamówienie jest małe, czy duże.
Branża gastro jest pod lupą skarbówki, więc warto mieć porządek w ewidencji sprzedaży, raportach dobowych i miesięcznych oraz w dokumentach zakupowych. Przy wyborze formy opodatkowania dobrze przeliczyć, jak wysoka będzie marża i jak duża część kosztów jest do wrzucenia w koszty uzyskania przychodu (czynsz, media, leasing sprzętu, paliwo do dowozów). Kebab to biznes o stosunkowo dużym obrocie gotówkowym i niewielkich jednostkowych transakcjach – im lepiej ułożona księgowość, tym mniejsze ryzyko przy kontrolach.
Oznakowanie, reklama zewnętrzna i godziny otwarcia
Na koniec zostaje to, co widać z ulicy: szyld, kaseton, ewentualny totem reklamowy. W wielu miastach funkcjonują tzw. uchwały krajobrazowe, które regulują rozmiar, miejsce i wygląd reklam. Często montaż szyldu wymaga zgłoszenia lub zgody zarządcy budynku. Lepiej sprawdzić to zawczasu, niż demontować świeżo zamontowany kaseton po wizycie urzędników.
Godziny otwarcia kebabu bywają kością niezgody z sąsiadami, szczególnie przy lokalach w zabudowie mieszkalnej. W niektórych miastach wprowadzane są ograniczenia nocnej sprzedaży alkoholu lub pracujące „po cichu” przepisy porządkowe. Warto zorientować się w lokalnych przepisach i praktyce – czy miasto ściga hałaśliwe lokale, czy raczej patrzy na rękę, o ile nie ma skarg.
Przejście przez formalności przy otwieraniu kebabu wymaga uporządkowania działań i pewnej odporności na biurokrację. Jeśli jednak od początku założony jest konkretny plan: lokal → projekt → sanepid → odbiory techniczne → koncesje i zgłoszenia, całość zaczyna układać się w wykonalny proces, a nie w chaotyczny bieg po urzędach.